مهارت های ارتباطی نوشتاری تقریباً در هر شغلی مهم است. چه نیاز به ارسال گزارش، مکاتبه با مشتریان از طریق ایمیل، ایجاد اسلایدهای ارائه، نوشتن مقاله برای وب سایت خود یا نوشتن مطالب طولانی تر و عمیق تر داشته باشید، دانستن نحوه برقراری ارتباط واضح و مؤثر به صورت کتبی می تواند به شما کمک کند تا عملکرد خوبی داشته باشید و در حرفه خود پیشرفت کنید. در این مقاله، ۱۱ استراتژی را توضیح می دهیم که می توانید از آنها برای نوشتن مطالب واضح و موثر صرف نظر از موقعیت استفاده کنید.
مطالب مرتبط: مهارت های ارتباطی: تعاریف و مثال ها
راهکارهایی برای نوشتن موثر
اگر می‌خواهید مهارت‌های ارتباطی نوشتاری خود را بهبود بخشید، این استراتژی‌ها را در نظر بگیرید تا به شما در نوشتن مطالب واضح و جذاب کمک کند:
- بخوانید
- مخاطبان خود را هدف قرار دهید
- از طرح کلی استفاده کنید
- قوی باز کنید
- ۵ چ را پاسخ دهید
- ساده و مستقیم باشید
- افعال قوی را انتخاب کنید
- صفت و قید خود را محدود کنید
- سه درخواست را درک کنید
- استفاده از ابزارهای ادبی را در نظر بگیرید
- اصلاح، ویرایش و تصحیح کنید
۱. بخوانید
یکی از بهترین راه ها برای تبدیل شدن به یک نویسنده خوب، تبدیل شدن به یک خواننده خوب است. مکرر خواندن دایره لغات شما را افزایش می دهد، شما را در معرض نمونه هایی از نوشتن خوب قرار می دهد و می تواند املا، گرامر، نقطه گذاری و تکنیک های رایج نوشتاری را از طریق تکرار به شما بیاموزد. عادت به خواندن می تواند به شما کمک کند تا در نظر بگیرید که چه سبک های نوشتاری موثر هستند، چه موضوعاتی ممکن است بخواهید در مورد آنها بنویسید و چگونه می توانید به طور مؤثر با مخاطبان تعامل داشته باشید.
۲. مخاطبان خود را هدف قرار دهید
شاید مهمترین کلید برای نوشتن موثر این باشد که قبل از شروع به این موضوع توجه کنید که برای چه کسی می نویسید. مدتی را صرف شناسایی افرادی کنید که می خواهید از طریق نوشته خود به آنها دسترسی پیدا کنید. نظر مخاطبان شما در مورد موضوع شما، و همچنین علایق، سن، شخصیت، موقعیت مکانی و سطح تحصیلات آنها، همگی بر نحوه تفکر و احساس آنها در مورد آنچه شما با آنها در ارتباط هستید تأثیر می گذارد. سبک نوشتاری را انتخاب کنید که با مخاطبان شما طنین انداز شود.
مطالب مرتبط: کلید موفقیت در نوشتن سخنرانی
۳. از طرح کلی استفاده کنید
نوشتن خوب هدف روشنی دارد که از ابتدا، میانه و پایان آن به دست می آید. قبل از اینکه یک پیش‌نویس کامل بنویسید، یک طرح کلی از آنچه می‌خواهید با آن ارتباط برقرار کنید و ترتیبی که در مورد نکات خود بحث می‌کنید، بنویسید تا نوشتار شما ساختاری واضح و قابل پیگیری داشته باشد. استفاده از این طرح کلی در حین نوشتن به شما کمک می کند تا روی هدف خود متمرکز بمانید و به وضوح ارتباط برقرار کنید.
برای نوشتن یک طرح کلی خوب، با طوفان فکری فهرستی از همه چیزهایی که ممکن است بخواهید در نوشته خود بگویید شروع کنید. سپس به لیست نگاه کنید و مواردی را که ممکن است برای مخاطبان شما غیر ضروری، نامربوط یا نامناسب باشد خط بزنید. مواردی را که باقی مانده بردارید و آنها را به ترتیب منطقی مرتب کنید. این ممکن است به ترتیب زمانی، زمانی معکوس یا به ترتیب اهمیت صعودی باشد.
صرف زمان برای نوشتن طرح کلی به شما کمک می کند تا تشخیص دهید که استدلال شما چقدر قوی است و آیا نیاز به تحقیق در مورد حمایت بیشتر برای موضوع خود دارید یا اینکه آیا اطلاعات کافی برای ارائه ایده خود به طور قانع کننده دارید یا خیر.
مطالب مرتبط: ۵ گام برای نوشتن تجاری عالی (با نکات)
۴. قوی باز کنید
اولین جمله و چند پاراگراف اول هر نوشته، فرصتی است که نویسنده برای علاقه مند و درگیر کردن خواننده دارد. سرآغازی مؤثر است که خواننده را متقاعد به ادامه خواندن کند. اغلب مفید است که ابتدا بقیه مقاله خود را بنویسید، سپس به ابتدا برگردید و مقدمه خود را بنویسید یا بازنویسی کنید. دانستن اینکه چگونه متن و پایان پیام خود را بیان کرده‌اید، می‌تواند به شما کمک کند که ببینید چگونه باید شروع کنید یا چگونه می‌توانید راهنمای جالبی برای مهمترین اطلاعات ایجاد کنید.
برخی از سرآغازهای جالب عبارتند از یک واقعیت شگفت انگیز، یک حکایت جذاب، ایجاد یک ارتباط شخصی یا فقط یک جمله بسیار خوب نوشته شده است. بهترین سرآغاز برای نوشتن شما چیزی است که به موضوع شما و سبک چیزی که می نویسید بستگی دارد، مانند مقاله، ارائه، طرح، ایمیل یا گزارش.
۵. پنج چ را پاسخ دهید
پنج چ عبارتند از چه کسی، چه چیزی، چه جایی، چه زمانی، چرا و چگونه . بررسی مجدد اینکه به تمام این سؤالات در مورد موضوع خود در طول نوشته خود پاسخ داده اید کمک می کند تا مطمئن شوید که موضوع خود را به طور کامل و واضح بیان کرده اید. این یک استراتژی است که توسط خبرنگاران و روزنامه نگاران برای ارائه جزئیات کامل یک داستان به مخاطبان استفاده می شود.
۶. ساده و مستقیم باشید
یکی از اشتباهاتی که نویسندگان ناکارآمد اغلب مرتکب می‌شوند این است که سعی می‌کنند زبان خود را بیش از حد شکوفا کنند یا نگران استفاده از کلمات بزرگ‌تر زمانی هستند که کلمات کوچک‌تر به خوبی کار می‌کنند. سعی کنید یک سبک و دیکشنری ساده، مستقیم، واضح و مختصر داشته باشید تا بتوانید هدف خود را به خوبی بیان کنید. هر کلمه و جمله ای در نوشتن موثر به ارزش کل قطعه می افزاید.
این می‌تواند مفید باشد که اجازه دهید ایده‌هایتان جریان پیدا کند و هر چیزی را که در هنگام نوشتن اولین پیش‌نویس به سراغتان می‌آید بنویسید، اما سپس با کاهش محتوای خود به مطالبی که لازم است، قطعه خود را اصلاح کنید. کلمات و جملاتی را که تکراری، زائد هستند یا هدف کل را پیش نمی برند حذف کنید.
معمولاً بهتر است از لحن مودبانه و محاوره ای استفاده کنید و از هرگونه اصطلاحات، کلیشه ها، اصطلاحات یا اصطلاحات عامیانه اجتناب کنید.
۷. افعال قوی را انتخاب کنید
از آنجایی که افعال، اعمال در نوشتن هستند، مسلماً مهمترین کلماتی هستند که باید انتخاب کنید. در نوشتن واضح و موثر از افعال واضح و قوی استفاده می شود. در حین نوشتن، در نظر بگیرید که از چه افعالی می توانید استفاده کنید که تصویر واضحی را به خواننده ارائه می دهد.
یکی از عناصر استفاده از افعال قوی نوشتن با صدای فعال است. در صدای غیرفعال، سوژه عمل را دریافت می کند، مانند “توپ توسط جیک پرتاب شد”، اما در صدای فعال، سوژه عمل را انجام می دهد، مانند “جیک توپ را پرتاب کرد”. استفاده از صدای فعال از لفظ بودن جلوگیری می کند و عمل جمله را واضح می کند.
۸. صفت و قید خود را محدود کنید
صفت و قید بخش هایی از گفتار هستند که به ترتیب اسم و افعال را توصیف یا تغییر می دهند. در حالی که این کلمات توصیفی می‌توانند گاهی مهم و روشن‌کننده باشند،جمله ای که مملو از تعدیل کننده های زیاد است، خواننده را از هدف اصلی خود منحرف می کند. هنگام ویرایش نوشته خود، مراقب صفت ها و قیدهای مکرر باشید و در نظر بگیرید که آیا ممکن است بدون آنها منظور شما واضح تر باشد.
۹. سه درخواست تجدید نظر را درک کنید
هر گونه توجه جدی به نحوه خوب نوشتن مستلزم مطالعه سه جذابیت بلاغی است. بلاغت هنر متقاعدسازی است و از آنجایی که بیشتر نوشته ها به دنبال متقاعد کردن خواننده به حقیقت موضوع هستند، توجه به اینکه چگونه می توانید خواننده خود را متقاعد کنید بخش مهمی از نوشتن موثر است. سه درخواست بلاغی عبارتند از:
- اخلاق: این جذابیت برای شخصیت است. نوشته ای که دارای اخلاق قوی است قانع کننده است زیرا نویسنده خود را قابل اعتماد و معتبر معرفی می کند. استفاده از اخلاق شامل نشان دادن تخصص خود در مورد موضوع، برقراری ارتباط به زبان و ساختاری است که دانش شما را نشان می دهد و با ارزش های مخاطبان ارتباط برقرار می کند.
- عقل: این توسل به منطق یا عقل است. وقتی از حقایق، آمار، مثال‌های خاص یا سایر شواهد واضح برای حمایت از موضوع خود استفاده می‌کنید، از لوگوها استفاده می‌کنید. تحلیل کنید که آیا ساختار نوشته شما – و همچنین مطالبی که ارائه می کنید – معقول و منطقی است یا خیر.
- ترحم: این جذابیت برای احساسات است. استفاده موثر از ترحم احساسات مخاطب را درگیر می کند و باعث می شود که آنها احساس کنند با شما موافق هستند یا آنچه شما می خواهید می خواهند. ترحم می تواند ابزار مهمی در بازاریابی باشد.
مطالب مرتبط: راهنمای ارسال نمونه نگارش
۱۰. استفاده از وسایل ادبی را در نظر بگیرید
ابزارهای ادبی تکنیک هایی هستند که نویسندگان برای خلق یک جلوه خاص از آن استفاده می کنند. یک ابزار ادبی مؤثر می تواند توجه خواننده را جلب کند، بسیار خاطره انگیز باشد یا یک نکته را به طور خاص به وضوح نشان دهد. تشبیه، استعاره، تصویرسازی، قافیه، تکرار، همخوانی، هم صدایی و وارونگی کلمات یا عبارات همه ابزارهای ادبی هستند که می توانند سبک نوشتاری شما را تقویت کنند.
۱۱. بازبینی، ویرایش و تصحیح کنید
این مراحل برای نوشتن خوب ضروری هستند. اگرچه گاهی اوقات به جای یکدیگر استفاده می شود، بازبینی، ویرایش و تصحیح همه مراحل جداگانه ای هستند:
- بازبینی: این مرحله بعد از نوشتن اولین پیش نویس است. بازنگری فرآیند بررسی نمای کلان پیش نویس شما و در نظر گرفتن تغییرات اساسی است که برای بهبود آن باید انجام دهید. تغییرات اساسی که باید هنگام بازبینی در نظر بگیرید شامل افزودن مطالب، حذف مطالب و تنظیم مجدد مطالب و همچنین تعیین اینکه آیا لحن و جزئیات شما از هدف کلی شما پشتیبانی می کند یا خیر.
- ویرایش: پس از بازبینی، همیشه نوشته خود را به طور کامل ویرایش کنید. این فرآیند نگاه به نمای خرد با در نظر گرفتن کارایی هر جمله و شناسایی و تصحیح هر گونه اشتباه در دستور زبان، نقطه گذاری و املا است.
- تصحیح: تصحیح آخرین مرحله قبل از انتشار یا ارسال اثر شماست. این شبیه به ویرایش است، اما شامل بررسی جزئیات بیشتر کار شما برای اطمینان از آماده بودن کامل آن برای مخاطب است. تصحیح ممکن است شامل یافتن اشتباهات تایپی یا تنظیم قالب بندی و همچنین بررسی دوباره برای هر گونه خطای سبک یا گرامری باشد.
یک پاسخ