مهارت های گوش دادن فعال برای برقراری ارتباط موفق

مهارت های ارتباطی در محیط کار و خارج از آن مفید است. داشتن توانایی برای برقراری ارتباط شفاف دستورالعمل ها، ایده ها و مفاهیم می تواند به شما کمک کند تا در هر شغلی موفق شوید. با تمرین، هر کسی می تواند مهارت های ارتباطی خود را توسعه دهد.

یکی از مهم ترین مهارت ها در برقراری ارتباط موثر، گوش دادن فعال است. توسعه این مهارت نرم به شما در ایجاد و حفظ روابط، حل مشکلات، بهبود فرآیندها و حفظ اطلاعاتی مانند دستورالعمل ها، رویه ها و انتظارات کمک می کند.

برای کمک به درک مهارت‌های گوش دادن فعال و یادگیری چگونگی بهبود مهارت‌های خود، پیش‌زمینه و مثال‌های زیر را در نظر بگیرید.

گوش دادن فعال چیست؟

گوش دادن فعال توانایی تمرکز کامل روی یک گوینده، درک پیام او، درک اطلاعات و پاسخ متفکرانه است. برخلاف گوش دادن غیرفعال، که عمل شنیدن سخنران بدون حفظ پیام اوست، این مهارت ارتباط بین فردی بسیار ارزشمند به شما این اطمینان را می‌دهد که بتوانید جزئیات خاصی را بدون نیاز به تکرار اطلاعات درگیر کنید و بعداً آن را به خاطر بیاورید.

شنوندگان فعال از تکنیک های کلامی و غیرکلامی برای نشان دادن و حفظ توجه خود به گوینده استفاده می کنند. این نه تنها از توانایی شما برای تمرکز پشتیبانی می کند، بلکه کمک می کند تا اطمینان حاصل شود که گوینده می تواند متوجه شود که شما متمرکز و درگیر هستید. یک شنونده فعال به جای فکر کردن و تمرین ذهنی در مورد آنچه که ممکن است پس از اتمام سخنران بگویید، به دقت سخنان گوینده را در نظر می گیرد و اطلاعات را به حافظه می سپارد.

چرا گوش دادن فعال در محل کار مهم است؟

چه به دنبال یک فرصت شغلی جدید باشید، چه در تلاش برای کسب ترفیع یا تلاش برای بهبود در نقش فعلی خود، بهبود مهارت های گوش دادن فعال به موفقیت شما کمک می کند. مانند تفکر انتقادی و حل تعارض، این مهارت نرم به افزایش ارزش شما به عنوان یک کارمند کمک می کند.

در اینجا چندین مزیت شنونده فعال وجود دارد:

۱.به شما در ایجاد ارتباطات کمک می کند.

گوش دادن فعال به دیگران کمک می کند تا در اشتراک گذاری اطلاعات با شما احساس راحتی کنند. وقتی توانایی خود را در گوش دادن صادقانه به آنچه دیگران می گویند نشان دهید، مردم علاقه بیشتری به برقراری ارتباط منظم با شما خواهند داشت. این می تواند به باز کردن فرصت هایی برای همکاری با دیگران، انجام سریع کار یا شروع پروژه های جدید کمک کند. همه این موارد می تواند به شما کمک کند تا در حرفه خود به موفقیت برسید.

۲.به شما در ایجاد اعتماد کمک می کند.

وقتی مردم بدانند که می توانند آزادانه و بدون وقفه، قضاوت یا مداخله ناخواسته با شما صحبت کنند، به احتمال زیاد به شما اعتماد خواهند کرد. این به ویژه هنگام ملاقات با مشتری یا تماس تجاری جدیدی که می خواهید با آنها یک رابطه کاری طولانی مدت ایجاد کنید مفید است.

۳.به شما کمک می کند مشکلات را شناسایی و حل کنید.

گوش دادن فعالانه به دیگران به شما کمک می‌کند تا چالش‌ها و مشکلاتی را که دیگران با آن‌ها روبرو هستند یا مشکلات درون پروژه‌ها را شناسایی کنید. هر چه سریعتر بتوانید این مسائل را تشخیص دهید، زودتر می توانید راه حلی بیابید یا برنامه ای برای رفع آن ایجاد کنید.

۴.این به شما کمک می کند تا دانش و درک خود را از موضوعات مختلف افزایش دهید.

کارمندان بزرگ همیشه در تلاش هستند تا چیز جدیدی یاد بگیرند و پایه دانش خود را افزایش دهند. از آنجایی که گوش دادن فعال به شما کمک می کند اطلاعات را حفظ کنید، همچنین به شما کمک می کند موضوعات جدید را بهتر درک کنید و آموخته های خود را به خاطر بسپارید تا بتوانید در آینده از آن استفاده کنید.

۵.این به شما کمک می کند تا اطلاعات مهم را از دست ندهید.

از آنجایی که شنوندگان فعال به شدت با گوینده درگیر هستند، می توانند جزئیات خاصی را به خاطر بیاورند. این امر به ویژه زمانی مهم است که گوینده در حال اثبات دستورالعمل ها، آموزش شما در مورد یک فرآیند جدید یا ارائه پیامی است که شما مسئول انتقال آن به دیگران هستید.

چگونه به یک شنونده فعال تبدیل شویم

در اینجا انواع تمرین های گوش دادن فعال وجود دارد که می توانید از آنها برای کمک به بهبود مهارت های ارتباطی بین فردی خود استفاده کنید:

۱)مهارت های گوش دادن فعال کلامی

تفسیر

نکته(های) اصلی پیامی که گوینده به اشتراک گذاشته را خلاصه کنید تا به اونشان دهید که معنای آنها را کاملاً درک کرده اید. این همچنین به گوینده فرصتی برای شفاف سازی اطلاعات مبهم یا گسترش پیام خود می دهد.

مثال: “بنابراین آنچه شما می گویید این است که سیستم مدیریت محتوای فعلی شما دیگر نیازهای فنی تیم شما را برآورده نمی کند زیرا از فایل های ویدئویی بزرگ پشتیبانی نمی کند.”

۱-سوالات باز بپرسید

سوالاتی بپرسید که نشان دهد شما ماهیت آنچه را که آنها به اشتراک گذاشته اند را جمع آوری کرده اید و آنها را به اشتراک گذاری اطلاعات اضافی راهنمایی می کند. مطمئن شوید که نمی توان به این سوالات با یک “بله” یا “خیر” پاسخ داد.

مثال: «حق با شماست—رویه ورود به سیستم می‌تواند از برخی به‌روزرسانی‌ها استفاده کند. چه تغییراتی را می خواهید در طول شش ماه آینده در روند ایجاد کنید؟

۲-سوالات جستجوگرانه خاص بپرسید

سؤالات مستقیمی بپرسید که خواننده را راهنمایی کند تا جزئیات بیشتری در مورد اطلاعاتی که به اشتراک گذاشته است ارائه دهد یا یک موضوع یا موضوع گسترده را محدود کند.

مثال: «درباره حجم کاری فعلی خود بیشتر به من بگویید. کدام یک از این پروژه‌ها زمان‌برتر است؟»

۳-از جملات تاکیدی کلامی کوتاه استفاده کنید

اظهارات کوتاه و مثبت به گوینده کمک می کند احساس راحتی بیشتری داشته باشد و نشان دهد که شما درگیر هستید و می توانید اطلاعاتی را که ارائه می دهد پردازش کنید. جملات تاکیدی کلامی کوچک به شما کمک می کند بدون قطع صحبت گوینده یا مختل کردن جریان صحبت، گفتگو را ادامه دهید.

مثال: “می فهمم.” “می بینم.” “بله، منطقی است.” “موافقم.”

۴-نشان دادن همدلی

مطمئن شوید که گوینده متوجه می شود که شما می توانید احساسات او را تشخیص دهید و احساسات او را به اشتراک بگذارید. با نشان دادن شفقت، به جای احساس آن، می توانید با گوینده ارتباط برقرار کنید و حس اعتماد متقابل را ایجاد کنید.

مثال: «بسیار متاسفم که با این مشکل درگیر هستید. بیایید راه هایی را پیدا کنیم که بتوانم کمک کنم.»

۵-تجربیات مشابه را به اشتراک بگذارید

بحث در مورد موقعیت های مشابه نه تنها به گوینده نشان می دهد که پیام او را با موفقیت تفسیر کرده اید، بلکه می تواند به ایجاد روابط نیز کمک کند. اگر گوینده مشکلی را به اشتراک گذاشته است، ارائه ورودی از نحوه حل چالش‌های مشابه برای دیگران ارزشمند است.

به عنوان مثال: «من هم برای شروع با این برنامه زمان سختی داشتم. ولی خیلی آسان تر میشه. تنها پس از چند هفته، با استفاده از تمام ویژگی‌ها احساس راحتی می‌کردم.»

۶-اطلاعات مشترک قبلی را به یاد بیاورید

سعی کنید مفاهیم کلیدی، ایده ها یا سایر نکات مهمی که گوینده در گذشته با شما در میان گذاشته است را به خاطر بسپارید. این نشان می دهد که شما نه تنها به آنچه آنها در حال حاضر می گویند گوش می دهید، بلکه می توانید اطلاعات را حفظ کرده و جزئیات خاصی را به خاطر بیاورید.

مثال: “هفته گذشته به اضافه کردن یک هماهنگ کننده ارشد برای کمک به این حساب اشاره کردید، و من فکر می کنم این یک ایده عالی است.”

۲)مهارت های گوش دادن فعال غیر کلامی

۱.سر تکان دهید

چندبار سر تکان دادن ساده به گوینده نشان می دهد که متوجه می شوید چه می گویند. تکان دادن سر یک نشانه کمکی و حمایتی است و لزوماً به این معنی نیست که شما با گوینده موافق هستید – فقط به این معنی است که می توانید معنای پیام او را پردازش کنید.

۲.لبخند بزنید

مانند تکان دادن سر، یک لبخند کوچک گوینده را تشویق می کند که ادامه دهد. با این حال، برخلاف تکان دادن سر، نشان می دهد که شما با پیام آنها موافق هستید یا از آنچه آنها می خواهند بگویند خوشحال هستید. یک لبخند می تواند جای یک تاکید کلامی کوتاه را بگیرد و به پراکندگی هر گونه تنش کمک کند و اطمینان حاصل کند که گوینده احساس راحتی می کند.

۳.از حرکات حواس پرتی خودداری کنید

ثابت ماندن می تواند تمرکز را نشان دهد. برای انجام این کار، سعی کنید از حرکاتی مانند نگاه کردن به ساعت یا تلفن، آه کشیدنی که شنیده شود، دودل کردن یا ضربه زدن به خودکار خودداری کنید. همچنین باید از تبادل ارتباطات کلامی یا غیرکلامی با دیگرانی که به سخنران گوش می دهند خودداری کنید. این باعث می شود گوینده احساس ناامیدی و ناراحتی کند.

۴.حفظ تماس چشمی

همیشه چشم خود را به بلندگو نگه دارید و از نگاه کردن به افراد یا اشیاء موجود در اتاق خودداری کنید. فقط مطمئن شوید که نگاه خود را طبیعی نگه دارید، از تکان دادن سر و لبخند استفاده کنید تا مطمئن شوید که آنها را تشویق می کنید نه اینکه گوینده احساس ترس یا ناراحتی کند.

با استفاده از تکنیک‌های کلامی و غیرکلامی بالا در مکالمات آینده، می‌توانید در جهت ایجاد روابط قوی‌تر و حفظ اطلاعات بیشتر از تعاملات محل کار خود کار کنید. گوش دادن فعال برای بهبود و حفظ، نیاز به تمرین دارد. هرچه بیشتر از این تکنیک ها استفاده کنید، احساس طبیعی تری خواهید داشت.

مطالب مرتبط: ۱۰ راه برای بهبود مهارت های گوش دادن (با مثال)