ارتباط نوشتاری یک مهارت بسیار مهم در عصر اطلاعات مدرن است . بیشتر مشاغل نیاز به برقراری ارتباط کتبی دارند، چه از طریق ایمیل، نامه های رسمی، یادداشت ها، پیام های متنی یا پیام های آنلاین . مهارت های ارتباطی نوشتاری به شما این امکان را می دهد که به طور موثر جهت دهی کنید. در این مقاله راه‌هایی را برای برقراری ارتباط واضح با استفاده از ارتباطات نوشتاری فهرست می‌کنیم.
ارتباط نوشتاری چیست؟
این ارتباط هر پیام مکتوبی است که دو یا چند نفر رد و بدل می کنند. ارتباط کتبی یا نوشتاری معمولاً رسمی‌تر است اما کارآمدی کمتری نسبت به ارتباطات شفاهی دارد. نمونه هایی از ارتباطات نوشتاری عبارتند از:
- ایمیل ها
- پیام های متنی
- پست های وبلاگ
- نامه های تجاری
- گزارش ها
- پیشنهادات
- قراردادها
- شرح شغل
- کتابچه راهنمای کارمندان
- یادداشت ها
- آگهی نامه های رسمی
- پیام های فوری
- کارت پستال
- فکس ها
- آگهی ها
- بروشورها
- انتشار اخبار
اکثر کسب و کارها برای کارکردن و به اشتراک گذاری اطلاعات به ارتباطات مکتوب نیاز دارند و به آن وابسته هستند.
ویژگی های ارتباط نوشتاری موثر
همه فرم های مؤثر ارتباط نوشتاری دارای این ویژگی ها هستند:
- جامع:شامل تمام جزئیات مربوطه است
- دقیق:تمام جزئیات صحیح است
- مناسب:دارای لحن و سطح رسمیت مناسب است
- ترکیب:دارای املا و دستور زبان صحیح است
- واضح:قابل درک است
مرتبط :۴ نوع ارتباط (با مثال)
راه های برقراری ارتباط واضح با ارتباط نوشتاری
نوشتن مؤثر به خواننده این امکان را می دهد که همه چیزهایی که می گویید را بفهمد. در اینجا چند راه برای برقراری ارتباط واضح و آسان وجود دارد:
۱.هدف خود را مشخص کرده و به وضوح بیان کنید
ارتباط نوشتاری مؤثر هدفی آشکار دارد که شما آن را به خواننده منتقل می کنید. آنچه را که می خواهید خواننده انجام دهد یا بداند را با کلمات واضح توصیف کنید.
۲.از لحن مناسب استفاده کنید
لحن می تواند به موثرتر نوشتن شما کمک کند. برخی از اشکال ارتباط، مانند یادداشت ها، نیاز به لحن رسمی دارند. با این حال، نوشتن برای یک دوست به لحنی غیررسمی نیاز دارد. لحنی که استفاده می کنید به هدف نوشته و مخاطب بستگی دارد.
۳.آن را ساده نگه دارید
از اصطلاحات، عبارات یا کلمات بزرگ یا پیچیده خودداری کنید. شما می خواهید درک آنچه را که می گویید برای خواننده آسان کنید، صرف نظر از آشنایی آنها با شرکت یا صنعت شما.
۴.در موضوع بمانید
از اطلاعات بی ربط خودداری کنید. شفافیت ضروری است. پاراگراف ها و جملات را کوتاه نگه دارید، زیرا عبارات پیچیده و طولانی باعث کاهش سرعت خواننده می شود. فقط کلماتی را بگنجانید که به خواننده ارزش می بخشد و بر هدف اصلی شما تمرکز می کند.
۵.از صدای فعال استفاده کنید
صدای فعال نوشتار شما را تقویت می کند و درک گفته های شما را آسان تر می کند. صدای فعال نیز خواننده را درگیر می کند و توجه او را حفظ می کند. یک مثال از صدای غیرفعال این است که “نامه توسط من فرستاده شده است.” اگر آن را با صدای فعال بازنویسی کنید، می توانید این جمله را واضح تر و مختصرتر بیان کنید: “من نامه را فرستادم.”
۶.از شخصی بخواهید نوشته شما را تصحیح کند
نگارش صحیح، املا و دستور زبان بسیار مهم است. از شخصی بخواهید نوشته شما را قبل از ارسال یا اشتراک گذاری بخواند. اگر کسی در دسترس نیست، آن را با صدای بلند برای خود بخوانید.
۷.خواندن و اسکن آن را آسان کنید
خواندن ایمیل‌ها، یادداشت‌ها، نامه‌ها و صفحات وب با متن کوتاه و فضای خالی زیاد آسان‌تر از ارتباطات متنی است. محتوای خود را به پاراگراف‌ها یا بخش‌هایی با قابلیت خواندن و درک آسان تقسیم کنید. این امر به ویژه هنگامی که بینندگان در حال خواندن روی صفحه نمایش هستند، مانند محتوای وب و ایمیل ها اهمیت دارد. از نقاط گلوله، سرصفحه ها و پاراگراف های کوتاه استفاده کنید تا متن خود را راحت تر درک کنید.
۸.حرفه ای باشید
هنگام نوشتن برای کار، محتوا را حرفه ای نگه دارید. از جوک سازی یا بحث در مورد موضوعات حساسی که خواننده ممکن است آن را متفاوت از آنچه شما قصد دارید تفسیر کند، خودداری کنید. لحن حرفه ای، به ویژه در ارتباطات رسمی، خواننده را به اعتماد و احترام به شما وادار می کند.
۹.تمرین کنید
هرچه بیشتر بنویسید، مهارت های ارتباطی نوشتاری شما قوی تر می شود. نوشتن انواع مختلف ارتباطات را به طور مکرر تمرین کنید، از جمله:
- ایمیل ها
- نامه ها
- بیانیه های مطبوعاتی
- پست های وبلاگ
- یادداشت ها
- گزارش ها
- محتوای وب سایت
برای مثال، به جای اسنادی که سازمان شما قصد ارسال یا انتشار آن را دارد، نوشتن بیانیه های مطبوعاتی فرضی و نسخه های تبلیغاتی را در نظر بگیرید . از یک دوست یا همکار بخواهید نوشته شما را بخواند و به شما بازخورد بدهد تا بدانید وقتی مدیرتان از شما می خواهد که یک ارتباط حرفه ای بنویسید، چه چیزی را بهتر کنید.
مطالب مرتبط: ۱۱ استراتژی نوشتن برای ارتباط موثر
اهمیت ارتباطات نوشتاری در کسب و کار
شرکت ها تقریباً در هر کاری که انجام می دهند از ارتباطات نوشتاری استفاده می کنند. در اینجا چندین دلیل وجود دارد که این شکل از ارتباط برای تجارت مهم است:
۱.اقتصادی و کارآمد
ارتباط کتبی مقرون به صرفه است. به عنوان مثال، یک نامه هزینه کمتری نسبت به یک تماس تلفنی از راه دور دارد، اما می تواند همان ارتباط را برقرار کند. نامه ها هم جوابگو هستند. حرفه ای ها می توانند نامه بنویسند که راحت باشد و گیرندگان می توانند نامه را در زمانی که راحت باشند بخوانند. از طرف دیگر، ممکن است در هر زمانی از روز، از جمله زمانی که مشغول هستید، یک تماس تلفنی مهم دریافت کنید.
ارتباط کتبی برای ارسال پیام هایی که فوری نیستند ایده آل است. می توانید یک کارت پستال یا نامه ساده بفرستید، به عنوان مثال، برای تشکر از مشتری یا اطلاع رسانی به مشتریان در مورد به روز رسانی سفارش.
۲.دقت
بسیاری از ارتباطات تجاری طولانی و پیچیده هستند . نامه‌هایی که با دقت نوشته شده‌اند به اطمینان از دقیق بودن ارتباطات حتی پیچیده کمک می‌کنند. ارتباطات نادرست با ارتباطات کلامی مانند مکالمات تلفنی بیشتر اتفاق می افتد.
۳.ثبت سوابق
ارتباط کتبی، به ویژه زمانی که توسط یک یا چند طرف امضا شود، رسمی تر از ارتباط کلامی است. این به عنوان یک رکورد دائمی از یک توافق، گفتگو یا معامله عمل می کند و می توانید در آینده به آن مراجعه کنید.
۴.حسن نیت و برندسازی
بهترین راه برای انتقال پیام هایی مانند دعوت نامه، تبریک فصلی، نامه های تشکر، پیام های تبریک و تسلیت کتبی است. پیام های مکتوب شخصی به ایجاد روابط حرفه ای مثبت و محترمانه کمک می کند. همچنین می‌توانید از نامه‌ها برای ارتقای روابط با مشتری، ایجاد حس مثبت و ایجاد حسن نیت استفاده کنید. شما ممکن است برای یک مخاطب حرفه ای نامه ای کتبی بفرستید، به عنوان مثال، برای تولد آنها، زمانی که پسر یا دختر آنها ازدواج می کنند یا زمانی که آنها ترفیع دریافت می کنند.
نامه های تجاری کتبی این موقعیت ها را شخصی تر می کند و احساس دوستی را ترویج می کند. به همین دلیل، آنها ابزارهای غیرمستقیم ترویج کسب و کار هستند.
نامه ها علاوه بر انتقال اطلاعات و ایجاد حسن نیت، به ایجاد تصویری مثبت از شرکتی که آنها را ارسال می کند نیز کمک می کند. هر نامه ای که یک شرکت ارسال می کند سفیر حسن نیت است که از ارزش ها و کیفیت سازمان صحبت می کند.
یک پاسخ