یادداشت های تشکر راهی مؤدبانه برای ابراز قدردانی است. یادداشت های تشکر حرفه ای هنگام تکمیل یک مصاحبه شغلی، ملاقات با یک تماس تجاری جدید، جشن گرفتن روابط کاری موجود یا دریافت یک هدیه کاری مناسب است. در حالی که ارسال یادداشت های تشکر حرفه ای اجباری نیست، انجام این مرحله اضافی می تواند تاثیر مثبتی بر جای بگذارد.
در این مقاله، نکاتی را در مورد نحوه نوشتن یادداشت تشکر و تشکر کردن معنادار مرور می کنیم که ممکن است روابط بهتری ایجاد کند و شغل شما را تقویت کند.
نحوه نوشتن یادداشت تشکر
هنگام نوشتن یادداشت تشکر، بسیار مهم است که با ارسال اطلاعات صحیح، بیشترین استفاده را از پیام خود ببرید. شما باید قدردانی کنید و اطلاعات مربوط به رابطه را لمس کنید. به عنوان مثال، اگر بعد از یک مصاحبه شغلی نامه تشکر می‌فرستید، باید مهارت‌های کلیدی را برجسته کنید که شما را برای این فرصت مناسب می‌سازد.
مطالب مرتبط: ۱۰۰ روش برای تشکر از کسی برای وقتش
در یادداشت تشکر چه باید گفت
در اینجا پنج مرحله برای کمک به شما در هنگام نوشتن یک یادداشت تشکر حرفه ای و خاطره انگیز آورده شده است.
۱. با سلام شروع کنید
پیام خود را با سلامی مانند «ماریای عزیز» یا «سلام ماریا» آغاز کنید. پس از احوالپرسی، دلیل نوشتن خود را توضیح دهید و یک ابراز قدردانی در آن بگنجانید.
مثال: “ماریای عزیز، از اینکه دیروز بعدازظهر برای بازدید از دفتر ما وقت گذاشتید بسیار متشکرم.”
۲. قدردانی خود را با جزئیات به اشتراک بگذارید
اگرچه احتمالاً دلیل ایجاد یک رابطه را در طول مکالمه اولیه خود به اشتراک گذاشته اید، تکرار اشتیاق خود مفید است. این به گیرنده نشان می دهد که شما در مورد ایجاد یک رابطه کاری جدی هستید و می خواهید به ارتباط ادامه دهید.
به عنوان مثال: “ما از چشم انداز همکاری بیشتر با همه شما در پروژه ها در آینده هیجان زده هستیم و امیدواریم در مورد کارایی فرآیند از شما اطلاعات بیشتری کسب کنیم همانطور که رشد می کنیم.»
مطالب مرتبط: نحوه ابراز قدردانی در ایمیل (با نکات و مثال ها)
۳. هر گونه جزئیات از مکالمات را درج کنید
به اشتراک گذاشتن جزئیات تعاملات خود با گیرنده یادداشت تشکر، مهارت های گوش دادن فعال را نشان می دهد و علاقه را منتقل می کند. همچنین می تواند به یک مخاطب جدید کمک کند تا شما را به خاطر بسپارد. اگر گیرنده در مدت کوتاهی با چند نفر صحبت کرده باشد، مانند اینکه در حال ارسال یک یادداشت تشکر برای کسی هستید که در طول یک کنفرانس یا نمایشگاه تجاری ملاقات کرده اید، این کار مفید است.
به محض پایان مکالمه، چند لحظه وقت بگذارید و یادداشت هایی را سریع یادداشت کنید. به این ترتیب، هیچ جنبه معناداری از بحث را فراموش نخواهید کرد.
مثال: «یادگیری در مورد اینکه تیم شما چگونه برای حل مشکلات زمان‌بندی ما کار می‌کند بسیار مفید بود، زیرا در سال جدید قصد داریم با مشتریان بیشتری کار کنیم.»
مطالب مرتبط: چگونه در محل کار جزئیات گرا باشیم
۴. با افکار یا اطلاعات اضافی پایان دهید
اگر نکات کلیدی یا مراحل بعدی وجود دارد، آنها را در بیانیه پایانی خود بگنجانید. به یاد داشته باشید، مختصر نگه داشتن اما در عین حال تاثیرگذار بودن بهترین راه برای اطمینان از خواندن کامل آن است.
به عنوان مثال: “ما برای شما سفرهای ایمن در حالی که به خانه می روید آرزو می کنیم و در اوایل هفته آینده موارد اقدام خود را پیگیری خواهیم کرد.”
۵. با یک نشانه مودبانه پایان دهید
در نهایت، یادداشت تشکر خود را با علامتی مانند «باز هم متشکرم» یا «با احترام» و یک امضای حرفه‌ای پایان دهید.
چند دقیقه وقت بگذارید و یادداشت های تشکر خود را برای هر گونه اشتباه املایی، دستوری یا نحوی مرور کنید. پیامی که عاری از اشتباه باشد نشان می دهد که شما حرفه ای و جزئی نگر هستید.
مطالب مرتبط: نحوه پایان دادن به ایمیل
نمونه هایی یادداشت تشکر
در زیر چند نمونه یادداشت تشکر وجود دارد که می توانید از آنها به عنوان یک الگو در هنگام ساخت یادداشت های تشکر خود استفاده کنید.
مثال ۱: ایمیل
موضوع: متشکرم
یاسمین عزیز
می‌خواستم از شما تشکر کنم که امروز صبح با من در رابطه با نیازهایتان به منبع فیلم‌برداری ملاقات کردید. دیدار با شما و تیمتان و یادگیری بیشتر در مورد دیدگاه خلاقانه شما فوق العاده بود. و من همیشه از داشتن فرصتی برای صحبت با یکی دیگر از فارغ التحصیلان SCAD لذت می برم.
شرکت ABC یک سازمان عالی به نظر می رسد. من این را دوست دارم که همه شما به همکاری بین بخشی متعهد هستید، و شنیدن این که افراد زیادی خارج از تیم بازاریابی در فرآیند خلاقانه مشارکت دارند بسیار عالی بود. در تجربه من، این سطح از همکاری بهترین نتایج را به همراه دارد.
من همچنین هیجان‌زده شدم که متوجه شدم شما به‌ویژه به ایجاد محتوای بیشتر به سبک مستند علاقه دارید. این همیشه یکی از پروژه‌های مورد علاقه تیم من بوده است و همانطور که احتمالاً در وبسایت ما دیده‌اید، حوزه‌ای است که ما در آن تجربه زیادی داریم.
باز هم از اینکه برای روز پرمشغله خود وقت گذاشتید سپاسگزارم. من مشتاقانه منتظر شنیدن نظر شما هستم.
با احترام،
نائومی لاکلر
مثال ۲: یادداشت دست نویس
تیم محترم شرکت ABC
آیا باورتان می‌شود که پنج سال از شروع همکاری شرکت ABC و XYZ Creative با هم می‌گذرد؟ می‌خواستم لحظه‌ای وقت بگذارم و از شما برای پنج سال فوق‌العاده تشکر کنم و همه آنچه را که به دست آورده‌ایم جشن بگیرم. لطفا از این سبد هدیه به نشانه قدردانی ما لذت ببرید.
آشنایی با همه شما لذت بخش بود. اینجا چندین سال دیگر از مشارکت موفق است!
بهترین،
سوزان الکساندر
متصدی امور مشترکان
مطالب مرتبط: نکاتی برای نوشتن یک ایمیل تشکر پس از مصاحبه (با مثال)
سوالات متداول
چرا یادداشت های تشکر مهم هستند؟
به چند دلیل باید یادداشت های تشکر حرفه ای ارسال کنید:
- این یک ادب رایج است. در حالی که ممکن است مردم همیشه انتظار آن را نداشته باشند، دریافت یک یادداشت تشکر متفکرانه باعث می شود که مخاطبین کسب و کار شما احساس ارزشمندی کنند و روابط کاری را تقویت کنند.
- حرفه ای بودن را نشان می دهد. چند لحظه وقت گذاشتن برای ابراز قدردانی نشان دهنده احترام است. همچنین نشان می دهد که می دانید چگونه در روابط حرفه ای مراقب باشید و مودبانه رفتار کنید.
- شما را متمایز می کند. یک یادداشت تشکر به‌موقع و خوب به شما این فرصت را می‌دهد که تأثیری ماندگار بگذارید. ارسال یک پیام متفکرانه – به ویژه پیامی با جزئیات خاص یا نکات مکالمه – تضمین می کند که فراموش نخواهید شد.
- ذهنیت قدردانی را تشویق می کند. تمرین قدردانی می‌تواند به شما کمک کند تا در کل شادتر باشید، علاوه بر اینکه منجر به افزایش عملکرد کاری می‌شود.
مطالب مرتبط: ۷ نکته برای مثبت اندیشی در محل کار
چه زمانی باید یک یادداشت تشکر ارسال کنم؟
بهتر است در اسرع وقت یک یادداشت تشکر ارسال کنید. به عنوان مثال، اگر برای تشکر از شخصی برای وقت گذاشتن در جلسه نامه می نویسید، در صورت امکان باید یادداشت را همان روز ارسال کنید. این به گیرنده نشان می دهد که شما در مورد موضوعات مورد بحث مشتاق هستید و آماده هستید تا به مراحل بعدی بروید. همچنین هنگام پیگیری وظایف یا تصمیم گیری، شما را در ذهن گیرنده نگه می دارد، که به ویژه در صورت ارسال یادداشت تشکر پس از مصاحبه شغلی بسیار مهم است.
بیشتر بخوانید: نمونه های ایمیل بعدی برای بعد از مصاحبه
چگونه باید یک یادداشت تشکر ارسال کنم؟
برخی از افراد ترجیح می دهند کارت های تشکر دست نویس ارسال کنند، در حالی که برخی دیگر ارسال سریع ایمیل را انتخاب می کنند. اگرچه یک یادداشت نوشته شده شخصی تر است، اما ممکن است چندین روز طول بکشد تا کارت از طریق پست به دستشان برسد. مگر اینکه قصد دارید یادداشت را مستقیماً به گیرنده یا یک نماینده شخصاً تحویل دهید، ممکن است بخواهید به جای آن، یادداشت تشکر خود را ایمیل کنید.
برای چه کسی باید یادداشت تشکر بنویسم؟
هر کسی که یادداشت تشکر شما را دریافت کند بسته به موقعیت متفاوت است. یک قانون خوب این است که همیشه تشکر خود را مستقیماً برای شخصی که با او رابطه برقرار کرده اید ارسال کنید. به عنوان مثال، اگر آژانسی که سازمان شما با آن قرارداد دارد اخیراً هدیه ای برای تیم شما ارسال کرده است و کارت توسط مدیر امور مشترکان امضا شده است، شما یک یادداشت تشکر برای مدیر امور مشترکان ارسال می کنید.
با این حال، اگر با افراد متعددی تعامل داشته‌اید، بهتر است یک پیام تشکر شخصی برای هر فرد ارسال کنید. به عنوان مثال، اگر اخیراً با یک مشتری جدید و همچنین مدیر عامل، مدیر ارشد اجرایی و مدیر بازاریابی ملاقات کرده اید، بهتر است برای هر یک یادداشت جداگانه بفرستید.
یک پاسخ