درک هنر ارتباط موثر هم برای مدیران و هم برای کارکنان بسیار مهم است. ارتباط موثر می تواند سوء تفاهم ها را کاهش دهد و همکاری و کار تیمی بهتر را ارتقا دهد. دانستن نحوه برقراری ارتباط موثر می تواند مهارت های رهبری و حرفه ای بودن شما را بهبود بخشد. در این مقاله، مهارت های ارتباطی را تعریف می کنیم، چگونگی برقراری ارتباط موثر را بررسی می کنیم و نکاتی را برای بهبود مهارت های ارتباطی ارائه می دهیم.
مطالب مرتبط: ۸ نوع مهارت شغلی که برای موفقیت شغلی مهم هستند
مهارت های ارتباطی چیست؟
مهارت های ارتباطی به افراد این امکان را می دهد که اطلاعات را در محل کار و سایر محیط های اجتماعی دریافت و انتقال دهند. این مهارت ها شامل گوش دادن فعال، نوشتن، خواندن و صحبت کردن است. مهارت های ارتباطی در محیط کار ضروری است، زیرا به تعامل با همکاران، سرپرستان و مشتریان کمک می کند. توسعه مهارت های ارتباطی شما می تواند روابط شما را بهبود بخشد، توانایی شما را در شبکه سازی افزایش دهد و فرصت های رهبری بیشتری را باز کند.
مطالب مرتبط: نحوه بهبود مهارت های ارتباطی (با تعریف و مثال)
نحوه برقراری ارتباط موثر
در اینجا ۱۵ راه برای برقراری ارتباط موثر در محل کار آورده شده است:
۱. ایمیل
ایمیل ها در سال های اخیر به بخشی ضروری از ارتباطات تجاری تبدیل شده اند. آنها به راحتی در دسترس و ارزان هستند و اجازه ارسال پیام به بسیاری از کارمندان را به طور همزمان می دهند. هنگام نوشتن ایمیل، بهتر است از یک موضوع واضح استفاده کنید که محتوا را برای گیرندگان خلاصه می کند. از زبان مختصر در پیام های ایمیل استفاده کنید و همیشه کمتر از چهار پاراگراف را هدف قرار دهید تا موارد را مختصر نگه دارید.
مرتبط: مهارت های ایمیل نویسی: تعریف و مثال
۲. نامه ها
برخی ممکن است نامه ها را قدیمی بدانند، اما همچنان برای ارتباطات تجاری موثر هستند. برخلاف ایمیل، بعید است نامه ای در پوشه ناخواسته گم شود یا در جایی فرود آید که گیرنده هرگز آن را نخواند. نقطه ضعف اصلی استفاده از حروف برای برقراری ارتباط، سرعت پایین تحویل است. نامه شما ممکن است چند روز طول بکشد تا به محل خود برسد، در حالی که ارسال نامه الکترونیکی چند ثانیه طول می کشد.
مطالب مرتبط: چگونه یک نامه رسمی حرفه ای بنویسیم
۳. ارائه
ارائه سخنرانی به گروه کوچکی از مردم است. ارائه ها برای ارائه اطلاعات جدید به کارکنان، ارائه دستورالعمل ها و بحث در مورد برنامه های آینده مفید هستند. شیوه‌های خوب برای ارائه سخنرانی شامل استفاده از وسایل کمک بصری، درخواست بازخورد و استفاده از صدای مناسب است. همچنین می توانید حکایات، طنز و عناصر داستان سرایی را در ارائه ها بگنجانید تا آنها را جذاب کنید.
مطالب مرتبط: چگونه مهارت های سخنرانی خود را در جمع بهبود بخشید (با نکات)
۴. خبرنامه کارکنان
خبرنامه های کارکنان معمولاً اطلاعات سازمانی هستند و صرفاً در بین کارکنان یک شرکت پخش می شوند. شرکت ها از این اسناد برای به روز نگه داشتن کارکنان در مورد تغییرات اخیر، اعلام رویدادهای آینده و به اشتراک گذاری اطلاعات کلی در مورد فعالیت های شرکت استفاده می کنند. خبرنامه ها همچنین می توانند به عنوان بستری برای رهبران فکری در سازمان برای به اشتراک گذاشتن نظرات خود عمل کنند.
مرتبط: چگونه یک مصاحبه شغلی را به صورت حرفه ای رد کنیم (با نمونه)
۵. رسانه های اجتماعی
پلتفرم‌های رسانه‌های اجتماعی فرصت‌های بسیار خوبی برای حفظ ارتباط در شرکت شما فراهم می‌کنند. در حالی که می توانید ارتباطات محل کار در شبکه های اجتماعی را به موضوعات معمولی محدود کنید، می توانید گروه های خصوصی برای به اشتراک گذاری اطلاعات محرمانه ایجاد کنید. حتی می توانید از ابزارهای مشارکتی برای این منظور استفاده کنید.
۶. بحث های شخصی
بحث های شخصی ابزار عالی برای تعامل با همکاران و اعضای تیم هستند. از آنجایی که آنها خصوصی هستند، افراد ممکن است آرامش بیشتری داشته باشند و مایل به اشتراک گذاری اطلاعات با شما باشند. برای مثال، ممکن است یکی از اعضای تیم داشته باشید که رفتارش بر روحیه تیم تأثیر می گذارد. به جای اینکه در حضور سایر هم تیمی ها درباره شکست های آنها صحبت کنید، می توانید با آنها گفتگو کنید و مسائل را دوستانه حل کنید.
مطالب مرتبط: نحوه بازخورد حرفه ای در محل کار (با مثال)
۷. جلسات گروهی
جلسات گروهی برای ارتقای همکاری و کار تیمی در یک سازمان بسیار مهم است. جلسه ایده‌آل گروه می‌تواند به اعضا اجازه دهد نظرات خود را به اشتراک بگذارند، شکایات خود را در میان بگذارند و ایده‌های خود را به اشتراک بگذارند. به عنوان یک رهبر تیم، می توانید از جلسات باز استفاده کنید تا اعضای گروه با یکدیگر تعامل داشته باشند. همچنین می‌توانید در مورد طرح‌ها و ایده‌ها با اعضای تیم صحبت کنید و نظرات آنها را در مورد مسائل جویا شوید.
۸. نشانه های غیر کلامی
ارتباط غیرکلامی استفاده از حرکات، لحن، حالات چهره و حرکات بدن برای انتقال اطلاعات است. ارتباط غیرکلامی در شرایطی که نمی خواهید اطلاعات را به صراحت بیان کنید ایده آل است. در اینجا چند نشانه غیرکلامی برای برقراری ارتباط موثر با همکاران آورده شده است:
مرتبط: ۴ نوع ارتباط
حالات چهره
حالات چهره به راحتی قابل تشخیص و درک هستند و آنها را به ابزارهای ارتباطی موثر تبدیل می کند. حالات چهره شما می تواند احساساتی مانند شادی، عصبانیت، ناامیدی و بی حوصلگی را منتقل کند. برای مثال، اخم کردن در مقابل همکار که بر مکالمات جلسه مسلط است، ممکن است مؤثرتر از فریاد زدن بر سر او باشد که دیگر صحبت نکنند. برخلاف گزینه دوم، حالت چهره کمتر احتمال دارد که حواس دیگران را پرت کند، واکنش‌های دفاعی را تحریک کند یا باعث درگیری شود.
حرکات
ژست ها نمونه دیگری از ارتباطات غیرکلامی هستند که می توانید از آنها به نفع خود استفاده کنید. می توانید با اشاره برای دادن جهت، موافقت خود را نشان دهید یا اطلاعات را به سایر همکاران در محل کار منتقل کنید. نمونه هایی از حرکات برای استفاده در ارتباط عبارتند از:
- به یک ساعت اشاره می‌کند تا به سخنران بگوید سخنرانی خود را کامل کند
- دادن علامت شست برای نشان دادن تایید
- تکان دادن سر به پهلو برای نشان دادن مخالفت
- برای نشان دادن موافقت، سر خود را تکان دهید
زبان آوایی
زبان آوایی به جنبه های غیر آوازی ارتباط مانند لحن، زیر و بم و حجم اشاره دارد. این عناصر می توانند بر معنای عبارات تأثیر بگذارند و به شما امکان می دهند اطلاعات خاصی را به صورت نامحسوس به اشتراک بگذارید. به عنوان مثال، لحن صدای شما می تواند بدون اینکه شما چیزی بگویید، مخالفت شما را با یک پیشنهاد اعلام کند. این ممکن است در موقعیت هایی مفید باشد که نمی خواهید با همکار خود در جمع مخالفت کنید.
۹. یادداشت ها
یادداشت یک ارتباط داخلی است که برای مخاطبان داخلی یک شرکت در نظر گرفته شده است. مدیران از یادداشت ها برای برقراری ارتباط با تغییرات خط مشی، تاکید مجدد بر مقررات موجود و به اشتراک گذاری اطلاعات قابل توجه با کارکنان استفاده می کنند.
یادداشت ها در ساختار و هدف خود مانند خبرنامه هستند، اگرچه در حال جایگزینی با ایمیل هستند. ارسال یادداشت های دوره ای هنوز راه خوبی برای برقراری ارتباط اطلاعات مهم با کارکنان یک سازمان است.
۱۰. پیامک
برخی از شرکت ها برای دسترسی آسان، نام کارمندان را به فهرستی اضافه می کنند. به این ترتیب، شرکت می تواند پیام های متنی انبوه برای ارتباط سریع اطلاعات با کارکنان ارسال کند. اگر تیمی را رهبری می‌کنید، پیام‌رسانی فوری ممکن است جایگزینی عالی برای شبکه‌های اجتماعی برای ارتباط با اعضای تیم باشد. یک پیام متنی احتمالا زودتر دیده می شود و کمتر از یک تماس تلفنی مزاحم است.
۱۱. عرشه اسلاید
عرشه اسلاید ابزار ارتباط بصری است. آنها برای شفاف سازی اطلاعات ارائه شده به صورت شفاهی استفاده می شوند. عرشه های اسلاید در بین کارمندان محبوب هستند زیرا ارائه ها را آسان تر و موثرتر می کنند.
۱۲. فیلم های آموزشی
یک ویدیوی آموزشی نشان می دهد که چگونه یک کار را انجام دهید، یک فرآیند را توضیح می دهد یا دانش را منتقل می کند. فیلم های آموزشی برای آموزش مهارت ها به کارمندان و آماده سازی آنها برای مسئولیت های اصلی خود استفاده می شود. به عنوان یک مدیر، ویدیوهای آموزشی می توانند به شما کمک کنند تا اطلاعات مربوط به فرآیندهای کاری را با افراد جدید به اشتراک بگذارید و در وقت و انرژی شما صرفه جویی کنید. این بهتر از ارائه آموزش های طولانی مدت است که ممکن است باعث ایجاد خستگی در کارکنان شود.
۱۳. نمودارها
ابزارهای ارتباط بصری مانند نمودارها انتخاب های عالی برای انتقال اطلاعات در محل کار هستند. نمودارها جزئیات را به طرز جذابی ارائه می دهند. علاوه بر این، آنها درک اطلاعات پیچیده را آسان تر می کنند.
۱۴. گزارشات
گزارش کار سندی است که برای به اشتراک گذاشتن اطلاعات در مورد یک موضوع مرتبط با کار شما استفاده می شود. به عنوان مثال، شما یک گزارش می نویسید تا در مورد پیشرفت پروژه فعلی صحبت کنید. همچنین می توانید گزارشی تهیه کنید تا مشاهدات خود را در مورد یک موضوع محل کار ارائه دهید.
۱۵. بررسی عملکرد
این روش به شما امکان می دهد ارزیابی صادقانه ای از عملکرد یک همکار یا مافوق ارائه دهید. بررسی عملکرد خوب به کارکنان این امکان را می دهد که نظرات خود را به طور ناشناس و موثر بیان کنند. چنین بررسی هایی همچنین می تواند منجر به ایجاد خطوط ارتباطی بازتر شود.
مرتبط: مهارت های بین فردی: تعریف و مثال
نکاتی برای بهبود مهارت های ارتباطی
مهارت های ارتباطی در محیط کار مهم هستند، زیرا روابط شما را با همکاران، مشتریان و مدیران بهبود می بخشند. با رعایت نکات زیر می توانید مهارت های ارتباطی خود را افزایش دهید:
۱) به حرف طرف مقابل گوش کن
اولین قانون ارتباط موثر این است که قبل از صحبت گوش دهید. وقتی واقعاً بفهمید طرف مقابل چه می‌خواهد بگوید، ارتباط آسان‌تر می‌شود. توسعه مهارت های گوش دادن فعال شما می تواند شما را به مدیر، سرپرست و هم تیمی بهتر تبدیل کند.
مطالب مرتبط: گوش دادن فعال چیست؟ با نکاتی برای بهبود
۲) رک باشید
اینکه بتوانید افکار خود را مطرح کنید ممکن است باعث احترام همکارانتان شود. اظهارات مستقیم در شرکت ها بسیار ترجیح داده می شود، زیرا عدم اطمینان کمتری در ارتباطات ایجاد می کند. با این حال، صریح بودن مجوزی برای اظهارات بی ادبانه یا بی درایت نیست. شما ممکن است نظرات صادقانه خود را بدون توهین به همکاران خود یا ایجاد درگیری بیان کنید.
۳) از اظهارات تکراری خودداری کنید
تکرار آنچه به یک همکار گفتید، یکنواختی را افزایش می‌دهد و احتمال اینکه افراد هنگام صحبت کردن با هم هماهنگ شوند را افزایش می‌دهد. نکات اصلی صحبت را به طور خلاصه لمس کنید و با جزئیات توضیح دهید. به جز زمانی که شنونده شما توضیح می خواهد، به نکات صحبتی که قبلاً در مورد آنها بحث شده است نپردازید.
۴) مراقب لحن صدای خود باشید
لحن بر معنای پیام ها تأثیر می گذارد، بنابراین می توانید هنگام انتقال اطلاعات در محل کار، به لحن خود اهمیت دهید. به عنوان مثال، استفاده از صدای آرام برای ارائه دستورات مؤثرتر از دستورات فریاد زدن است. مورد دوم احتمالاً اعضای تیم شما را دلسرد یا بی انگیزه می کند یا بدتر از آن باعث ایجاد درگیری می شود.
۵) بازخورد بخواهید
چه در حال بحث و گفتگو باشید و چه پرزنتی ، همیشه خوب است که از شنوندگان بازخورد بخواهید. بازخورد ارتباط را تعاملی می کند و فرصت هایی را برای ارزیابی اثربخشی تکنیک های ارتباطی فراهم می کند. همچنین ممکن است بتوانید بدانید که آیا طرف مقابل به پیام های شما گوش داده و متوجه شده است یا خیر.
۶) سیاست عدم وقفه را اجرا کنید
اگر مدیر هستید، وضع یک قانون برای ممنوع کردن وقفه در جلسات گروهی ممکن است به توانایی شما در ارائه آسان سخنرانی کمک کند. وقفه ها احتمالاً جریان شما را مختل کرده و موفقیت شما را در برقراری ارتباط با گروه محدود می کند. شما می‌توانید این رفتار را با صبر کردن برای پایان دادن به اعضای تیم خود قبل از انجام هر گونه کمکی، الگوبرداری کنید.
۷) از فناوری برای ارتباط بهتر استفاده کنید
امروزه ده ها ابزار ارتباطی وجود دارد که می توانید از آنها برای بهبود ارتباطات در محیط کار استفاده کنید. ابزارهای ارتباطی در محل کار به شما این امکان را می دهد که اطلاعات را از راه دور با سایر کارکنان به اشتراک بگذارید. این راحت تر از ترتیب دادن جلسات است و به شما امکان می دهد جزئیات مهم را به سرعت به اشتراک بگذارید.
مطالب مرتبط: ۹ پرسش مهارت های ارتباطی مصاحبه با پاسخ
