ایمیل یکی از پرکاربردترین اشکال ارتباط نوشتاری است – چه در محیط کار و چه خارج از آن. یک ایمیل حرفه ای که به خوبی ترکیب شده باشد، پیامی دوستانه، واضح، مختصر و کاربردی را به گیرنده ارائه می دهد. آموزش نوشتن حرفه ای ایمیلی که تمام این معیارها را داشته باشد را می توانید تمرین کنید.
در این مقاله به این موضوع می پردازیم که چرا مهم است بدانید چگونه یک ایمیل حرفه ای بنویسید، چگونه یک ایمیل بنویسید، ایمیل های نمونه را مرور کنید و به برخی از سوالات متداول در مورد ارتباطات ایمیل پاسخ دهید.
چرا مهم است که بدانید چگونه یک ایمیل حرفه ای بنویسید؟
به دلیل سرعت و کارایی آن، احتمالاً بدون توجه به نقش یا صنعتی که در آن کار می‌کنید، در برخی ظرفیت‌ها از ایمیل استفاده خواهید کرد. زیرا ایمیل و سایر مدل های ارتباطات دیجیتال به ما اجازه نمی‌دهند تا از نشانه‌های ارتباطی طبیعی مانند زبان بدن استفاده کنیم ، ضروری است که بدانید چگونه ایمیل های حرفه ای واضح و دقیق بنویسید. دانستن نحوه نوشتن یک ایمیل حرفه ای می تواند موارد زیر را به دنبال داشته باشد:
- صرفه جویی در زمان
- ارائه شفافیت
- نشان دادن شایستگی
- ایجاد شهرت برای یک شخص یا کسب و کار
بیشتر بخوانید: نحوه نوشتن ایمیل های حرفه ای (با قالب)
چگونه یک ایمیل حرفه ای بنویسیم
۱. از یک آدرس ایمیل حرفه ای استفاده کنید
آدرس ایمیل حرفه ای آدرسی است که برای کار استفاده می کنید، اغلب آدرس ایمیلی است که فقط برای مقاصد مرتبط با کار یا ارتباطات رسمی استفاده می کنید. در حالی که این مورد توسط سازمانی که در آن کار می کنید به شما داده می شود، اگر قبل از پیوستن به یک شرکت ایمیلی ارسال می کنید، همچنان می توانید یک آدرس ایمیل حرفه ای ایجاد کنید. قالب معمولی به سادگی نام شما @ [دامنه] است. مثلا:
- yourfullname@thedomain
- firstname.lastname@thedomain
- firstnamemiddleinitial.lastname@thedomain
نکته: یک ایمیل حرفه ای معمولاً از پنج عنصر تشکیل شده است: خط موضوع، سلام، متن، بسته شدن و امضاء
بیشتر بخوانید: نحوه ایجاد یک حساب ایمیل حرفه ای در ۵ مرحله
۲. یک خط موضوع مختصر و آموزنده اضافه کنید
این یک عبارت کوتاه است که به وضوح دلیل پیام ایمیل شما یا هدف ارتباط شما را خلاصه می کند. مهم است که هنگام ارسال یک ایمیل حرفه‌ای، یک موضوع درج کنید تا مخاطبان شما بدانند دقیقاً چه چیزی را باید انتظار داشته باشند و در صورت نیاز بتوانند پیام را دوباره به راحتی پیدا کنند. در اینجا چند نکته در مورد خط موضوع وجود دارد که باید برای ایمیل حرفه ای بعدی خود در نظر داشته باشید:
- از کمتر از ۶۰ کاراکتر استفاده کنید.
- هدف ایمیل را در یک جمله به وضوح بیان کنید.
- در نظر بگیرید که با نام گیرنده شروع کنید.
مثلا:
موضوع: پیگیری: ارائه محصول
مرتبط: ۵۵ خط موضوع برای ایمیل های شبکه ای
۳. با سلام مناسب به گیرنده سلام کنید
این اولین خط ایمیل شما است و به طور کلی به عنوان احترام عمل می کند. شما می خواهید که این پیام خوشامدگویی ایمیل با لحن ایمیلی که ارسال می کنید مطابقت داشته باشد — در این مورد، لحن حرفه ای. سلام شما بسته به رابطه شما با گیرنده می تواند تغییر کند.
- اگر برای کسی که هرگز ندیده اید یا با شخصی که با او رابطه حرفه ای رسمی دارید نامه می نویسید، مانند یک مدیر استخدام یا یک مشتری جدید، می توانید با “عزیز” شروع کنید.
- اگر به کسی که می‌شناسید یا کسی که با او رابطه حرفه‌ای آشنا دارید، مانند همکار یا مدیر خطاب می‌کنید، می‌توانید با «سلام دوستانه» یا «سلام رسمی تر» شروع کنید.
در اینجا چند نمونه از احوالپرسی آورده شده است :
- سلام آقای سامسون
- سلام ماریا،
- دکتر اسمیت عزیز
- همکاران عزیز،
- جی گوپتای عزیز
نکته: هنگام ارسال یک ایمیل رسمی ، تمرین خوبی است که از “آقا” یا “خانم” افتخاری و نام خانوادگی گیرنده استفاده کنید، اگر ضمایر جنسی ترجیحی آنها را می دانید. اگر از ضمایر جنسیتی گیرنده مطمئن نیستید، از نام کامل آنها استفاده کنید.
بیشتر بخوانید: ۲۰ راه برای شروع ایمیل
۴. متن ایمیل خود را بنویسید
درست مانند متن نامه ای که ممکن است بنویسید، اینجا جایی است که پیام کامل خود را به اشتراک می گذارید. صرف نظر از طول ایمیل شما، که اغلب مختصر و دقیق است، پیام باید قابل اجرا و شامل یک نکته پایانی باشد. مثلا:
از حضور شما در پرزنت محصول جدید امروز بعدازظهر سپاسگزاریم. من یک فایل ویدئویی از ضبط کامل را پیوست کرده ام تا بتوانید آن را با تیم خود به اشتراک بگذارید. لطفا اگر سوالی دارید به من اطلاع دهید.
نکته: هنگام نوشتن یک پیام ایمیل، مطمئن شوید که لحن شما با مخاطبان شما مطابقت دارد.
مطالب مرتبط: چگونه یک ایمیل تجاری را به درستی قالب بندی کنیم
۵. ایمیل ها را با علامت و امضا پایان دهید
امضا جایی است که شما خود را با نام، عنوان و سایر اطلاعات مرتبط با ارتباطات خود شناسایی می کنید. اکثر برنامه های ایمیل به شما اجازه می دهند یک امضای ثابت تنظیم کنید که به طور خودکار به انتهای هر ایمیلی که ارسال می کنید اضافه می شود.
کلمات پایانی معمولی عبارتند از:
- با احترام،
- بهترین،
- خالصانه،
- با تشکر،
- ارادتمند شما،
در اینجا مثالی از نحوه پایان دادن به ایمیل آورده شده است :
خالصانه،
جیلیان جونز مهندس ارشد نرم افزار ABC Company, Inc.
مطالب مرتبط: نحوه پایان دادن به ایمیل (با نمونه های پایانی)
۶. ایمیل خود را تصحیح کنید
یک ایمیل بدون خطا نشان دهنده سخت کوشی و حرفه ای بودن است. قبل از ارسال ایمیل، یک لحظه برای بررسی هرگونه خطای املایی، دستوری یا نحوی وقت بگذارید. دوبار بررسی کنید تا مطمئن شوید فایل‌ها یا پیوست‌هایی را که ممکن است به آنها ارجاع داده‌اید نیز در پیام خود وارد کرده باشید.
پس از اتمام تصحیح ایمیل، آن را یکبار دیگر بخوانید، انگار که شما گیرنده آن هستید. انجام این کار ممکن است به شما کمک کند هر چیزی را که ممکن است در مرحله قبلی از دست داده اید، مانند هنگام نوشتن یا ویرایش، پیدا کنید.
مطالب مرتبط: ۲۷ نکته تصحیح که رزومه شما را بهبود می بخشد
۷. فیلدهای گیرنده خود را بررسی کنید
قبل از ارسال ایمیل، فیلدهای گیرنده خود را بررسی کنید تا مطمئن شوید که آن را برای شخص، افراد یا گروه مناسبی ارسال می کنید. همچنین می‌خواهید مطمئن شوید که آدرس‌های ایمیل در قسمت صحیح قرار دارند. به خاطر سپردن:
|
به: |
آدرس ایمیل شخص یا گروهی که ایمیل شما برای آنها ارسال خواهد شد. |
|
CC: |
مخفف “رونوشت” است. هر آدرسی که در این قسمت باشد همان ایمیل را دریافت می کند، اما مستقیماً در ایمیل آدرس داده نمی شود. |
|
BCC: |
این فیلد شبیه “CC” است، فقط آدرس(های) ایمیل پنهان است. |
مطالب مرتبط: نحوه پایان دادن به ایمیل (با نمونه های پایانی)
۸. ایمیل خود را زمانبندی کنید و ارسال کنید
گاهی اوقات ممکن است قبل از موعد یا در ساعات تعطیل ایمیل بنویسید. زمانبندی ایمیل می‌تواند به شما در مدیریت زمان کمک کند و اطمینان حاصل کند که ایمیل خود را نیز در زمانی که برای گیرنده مناسب است ارسال می‌کنید. همه سرویس گیرندگان ایمیل دارای قابلیت زمان بندی هستند.
مطالب مرتبط: ۹ بهترین روش برای ارسال ایمیل حرفه ای در شب
۹. به یاد داشته باشید که پیگیری کنید
در نهایت، اکثر مردم چندین ایمیل در روز دریافت می کنند، بنابراین ممکن است پاسخ پیام شما را از دست بدهند یا فراموش کنند. اگر گیرنده ظرف دو روز کاری پاسخ نداده است، در نظر بگیرید که با یک ایمیل پیگیری دوستانه تماس بگیرید .
موارد مرتبط: ۱۴ نوع مختلف ایمیل Faux Pas و نحوه اجتناب از آنها
قالب های ایمیل حرفه ای
در اینجا سه نمونه الگو از ایمیل های حرفه ای آورده شده است :
به یک مخاطب جدید ایمیل بزنید
خط موضوع: [یک جمله یا عبارت در توصیف محتوای پیام]
نام من [نام شما] است و [عنوان شغلی] در [نام شرکت] هستم. من به [یک تا دو جمله در مورد درخواست شما] می نویسم.
[یک تا سه جمله که مزایای شما را توصیف می کند یا آنچه می توانید در ازای آن ارائه دهید].
[یک جمله در توصیف مرحله عمل].
از وقت و توجه شما ممنونیم. من مشتاقانه منتظر شنیدن شما هستم.
خالصانه،
[نام شما]
[عنوان شما]
[شرکت شما]
نوشتن ایمیل برای یک گروه
خط موضوع: [موضوع] جلسه لغو شد
سلام گروه
جلسه [نام جلسه] برنامه ریزی شده برای این [بازه زمانی] لغو شده است.
من بابت اطلاعیه دیرهنگام عذرخواهی می کنم، اما می دانم که همه از زمان اضافی در روز خود استقبال خواهند کرد. ما در زمان برنامه ریزی شده خود در [تاریخ] دوباره تشکیل جلسه خواهیم داد.
با تشکر،
[نام شما]
[عنوان شما]
نوشتن یک ایمیل پیگیری
خط موضوع: پاسخ: در دسترس بودن برای جلسه معارفه
سلام [نام]
من فقط می خواستم در مورد تاریخ ملاقات شما با [نام] دوباره بررسی کنم. فقط به من اطلاع دهید که آیا [تاریخ] یا [تاریخ] برای برنامه شما بهتر عمل می کند.
متشکرم!
[نام شما]
[عنوان شما]
[شرکت شما]
موارد مرتبط: ۲۶ قانون آداب ایمیل (با توصیه هایی در مورد نحوه رعایت آنها)
سوالات متداول
چه زمانی باید از CC و BCC در ایمیل استفاده کنید؟
به یاد داشته باشید که “CC” یک رونوشت برای هر کسی که آدرس ایمیلش در فیلد CC: است ارسال می کند، و BCC هم همین کار را می کند، فقط آدرس گیرنده پنهان می شود. اگر می‌خواهید دیگران را به صورت عمومی کپی کنید، مانند همکارتان که می‌خواهید در جریان پیشرفت پروژه نگه دارید، باید از CC استفاده کنید. زمان هایی که ممکن است بخواهید از BCC در محل کار استفاده کنید عبارتند از:
- هنگام نوشتن یک لیست پستی که شامل افرادی است که یکدیگر را نمی شناسند
- هنگام ارسال خبرنامه به لیست مشترکین
- هنگام ارسال پیام خداحافظی به همکاران یا مشتریان خود
در موضوع ایمیل از چه مواردی باید اجتناب کرد؟
هنگام نوشتن موضوع ایمیل، باید آن را حرفه ای و مختصر نگه دارید. در یک عبارت کوتاه (اما نه خیلی کوتاه)، پیام ایمیل خود را خلاصه کنید تا به گیرنده یا گیرندگان کمک کنید وقتی پیام شما را می‌خوانند (یا نگاه می‌کنند) چه انتظاری از شما داشته باشند.
شما نمی خواهید که خط موضوع ایمیل شما خیلی کوتاه باشد که مبهم باشد، و نه آنقدر طولانی که گیرنده نتواند آن را به طور کامل (یا بیشتر آن) از صندوق ورودی خود بخواند.
نکاتی در هنگام نوشتن ایمیل
در اینجا مواردی وجود دارد که باید هنگام نوشتن ایمیل در نظر داشته باشید:
- هدف خود را مشخص کنید:قبل از نوشتن ایمیل، از خود بپرسید که می خواهید گیرنده پس از خواندن آن چه کاری انجام دهد. هنگامی که هدف ایمیل خود را مشخص کردید، می توانید اطمینان حاصل کنید که هر چیزی که در پیام خود وارد می کنید از این عمل پشتیبانی می کند.
- آن را مختصر نگه دارید:مخاطبان شما ممکن است زمان کمی برای خواندن ایمیل شما داشته باشند، بنابراین پیام خود را تا جایی که ممکن است کوتاه کنید بدون اینکه اطلاعات کلیدی را کنار بگذارید. سعی کنید موضوعات زیادی را به طور همزمان مورد بررسی قرار ندهید زیرا این امر می تواند پیام شما را طولانی کند و انجام آن را دشوار کند.
- از آداب معاشرت مناسب استفاده کنید : شامل سلام و احوالپرسی دوستانه و مودبانه باشید. علاوه بر این، به گیرنده و زمان او توجه کنید. به عنوان مثال، مگر در موارد اضطراری، از ارسال ایمیل به مخاطبی که درخواست چیزی را بعد از ساعات کاری یا زمانی که آنها در مرخصی هستند، خودداری کنید.
یک پاسخ