مهارت های مدیریت زمان: تعریف و مثال

مدیریت خوب زمان می تواند به شما در پیشرفت شغلی کمک کند. سازماندهی هر روز به شما کمک می کند تا کار را به موقع انجام دهید، در جلسات مهم درگیر بمانید و به شما فضایی برای خلاقیت و فعال بودن در کارهایتان می دهد. داشتن مهارت های مدیریت زمان قوی در نهایت می تواند منجر به دستیابی به اهداف کلیدی و پیشرفت در موقعیت شما شود.

در این راهنما، معنای مدیریت زمان، چرایی اهمیت آن و اینکه چگونه می‌توانید مهارت‌های خود را در طول جستجوی شغل بهبود بخشید و به نمایش بگذارید، بحث می‌کنیم.

مهارت های مدیریت زمان چیست؟

مهارت های مدیریت زمان شامل مهارت های مختلفی است که به شما کمک می کند زمان خود را به خوبی مدیریت کنید. برخی از مهم ترین مهارت های مدیریت زمان عبارتند از:

سازماندهی

سازمان یافته ماندن می تواند به شما کمک کند حفظ کنید تصویر واضحی از آنچه که باید تکمیل کنید و در چه زمانی باید تکمیل کنید. سازمان یافته بودن ممکن است به معنای حفظ یک تقویم به‌روز، امکان یافتن آسان اسناد خاص، داشتن محیطی مرتب و یادداشت‌های دقیق و سخت‌گیرانه باشد.

اولویت بندی

ارزیابی هر یک از مسئولیت های خود از نظر اولویت، کلیدی است که مدیر زمان خوبی باشید. راه های زیادی برای اولویت بندی کارهایی که باید انجام دهید وجود دارد. ممکن است تصمیم بگیرید موارد سریع و ساده را تکمیل کنید و سپس موارد طولانی تر و درگیرتر را تکمیل کنید. از طرف دیگر، ممکن است کارهای خود را با حساس ترین زمان یا ترکیبی از هر دو اولویت بندی کنید.

تعیین هدف

تعیین اهداف اولین قدم برای تبدیل شدن به یک مدیر زمان خوب است. هدف گذاری به شما این امکان را می دهد که به وضوح هدف نهایی خود را درک کنید و دقیقاً چه چیزی را برای دستیابی به آن اولویت بندی کنید. تعیین اهداف کوتاه مدت و بلند مدت می تواند منجر به موفقیت در حرفه شما شود.

ارتباط

توسعه مهارت های ارتباطی قوی به شما این امکان را می دهد که برنامه ها و اهداف خود را برای افرادی که با آنها کار می کنید روشن کنید. همچنین به شما امکان تفویض اختیار را می‌دهد که به شما امکان می‌دهد روی تکمیل مهم‌ترین و مرتبط‌ترین وظایفی که با اهداف شما همسو هستند تمرکز کنید.

برنامه ریزی

بخش اساسی مدیریت زمان برنامه ریزی است. کارآمد بودن در برنامه ریزی روز، جلسات و نحوه انجام کارها به شما کمک می کند تا به برنامه خود پایبند باشید.

واگذاری وظایف

مدیر زمان خوب بودن فقط به معنای تکمیل کاری است که به شما و شرکتتان در دستیابی به اهداف کمک می کند. در حالی که این مهارت اغلب توسط مدیران انجام می شود، اگر پروژه ای را مدیریت می کنید، می توانید واگذاری وظایف را نیز تمرین کنید. در حالی که وقتی کسی از شما می‌خواهد کاری را در محل کار انجام دهید، «نه» گفتن اغلب دشوار است، اما مهم است که برای مدیریت زمان خود و در نهایت دستیابی به اهداف خود، حد و مرزهایی را تمرین کنید.

مدیریت استرس

هنگام تمرین خوب مدیریت زمان، باید مراقب سلامت روان خود نیز باشید. مدیریت استرس به روشی مثبت می تواند به شما کمک کند تا با انگیزه بمانید و هنگام انجام برنامه خود عملکرد خوبی داشته باشید. ممکن است این کار را با استراحت‌های کوچک در طول روز انجام دهید، یا در حین انجام وظایف به روش‌های کوچک به خودتان پاداش دهید.

صرف زمان برای توسعه هر یک از این مهارت ها به شما کمک می کند تا کار روزانه خود را سازماندهی کنید، چه در شغلی باشید، چه در جستجوی شغل یا تلاش برای توسعه یک شایستگی جدید.

مقاله مرتبط: ۲۰ نکته مدیریت زمان برای حرفه ای ها

چرا مهارت های مدیریت زمان مهم هستند؟

مهارت های مدیریت زمان مهم هستند زیرا به شما کمک می کنند کار خود را به گونه ای ساختار دهید که به شما امکان می دهد اهداف را به انجام برسانید. به عنوان مثال، اگر هدف شما کاریابی است، برای به روز رسانی رزومه، جستجوی فرصت های شغلی، درخواست، تحقیق در شرکت ها و آماده شدن برای مصاحبه به زمان نیاز دارید. اختصاص دادن زمان مشخص در روز به شما کمک می کند تا مراحل لازم برای یافتن شغل را انجام دهید.

از طرف دیگر، اگر از قبل شغلی دارید، احتمالاً مسئولیت های مختلفی برای کمک به شرکت در دستیابی به اهداف خاص دارید. برای موفقیت در نقش خود، حفظ تقویم، جلسات و وظایف ضروری است.

حضور کامل و متمرکز بودن نتیجه مهارت های مدیریت زمان قوی است. به عنوان مثال، اگر به یک جلسه دیر می‌روید و باید روی پروژه‌ای کار کنید که فراموش کرده‌اید در زمانی که مردم در حال صحبت هستند، سررسید شده است، ممکن است اطلاعات مهمی را که می‌تواند به شما در بهتر شدن کارتان کمک کند، از دست بدهید.

مدیریت زمان به خوبی به شما این امکان را می دهد که فضایی برای خلاقیت و پیشروی در اهداف خود داشته باشید. هنگامی که زمان مشخصی را برای تکمیل وظایف خود در نظر گرفته اید، می توانید برای فکر کردن به تصویر بزرگ خود و شرکتتان نیز زمان بگذارید.

چگونه مهارت های مدیریت زمان را بهبود دهیم

کار بر روی مهارت‌های مدیریت زمان می‌تواند به شما کمک کند زمانی که برای فرصت‌های جدید درخواست می‌دهید، کارمند بهتر و کاندیدای قوی‌تری باشید. در اینجا چند راه وجود دارد که می توانید مهارت های مدیریت زمان خود را بهبود بخشید:

۱. اهداف کوتاه و بلند مدت تعیین کنید

تمرین منظم هدف گذاری می تواند به شما کمک کند تا دقیقاً آنچه را که برای دستیابی به نتایج خاص باید انجام دهید، به وضوح درک کنید. برای رسیدن به اهداف بلندمدت و بزرگ‌تر، اهداف کوچک‌تری را در طول مسیر شناسایی کنید. به عنوان مثال، اگر هدفی دارید که ظرف شش ماه ارتقا پیدا کنید، ممکن است لازم باشد اهداف کوچکتری را برای بهبود مهارت‌های خاص تعیین کنید. اهداف شما باید مشخص، قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، مرتبط و مبتنی بر زمان باشد.

مطالب مرتبط: اهداف هوشمند: تعریف و مثال

۲. تقویم خود را مدیریت کنید

اختصاص زمان برای تکمیل مهم ترین وظایف فهرست شما برای مدیریت زمان شما مهم است. ممکن است در نظر داشته باشید که برخی از براکت های زمانی را در تقویم خود به طور منظم مسدود کنید تا مطمئن شوید که بدون حواس پرتی یا جلسات  در برنامه خود زمان خواهید داشت. همچنین باید در نظر بگیرید که آیا شرکت در برخی جلسات مفید است یا خیر. اگر احساس می‌کنید به هیچ وجه به ارزش اضافه نمی‌کنید یا به هیچ وجه مشارکت نمی‌کنید، باید احساس قدرت کنید که جلسات خاصی را رد کنید. اگر این کار را انجام می‌دهید، احتیاط کنید و مودب باشید – ممکن است در نظر داشته باشید که یک ایمیل به صاحب جلسه بفرستید و به او اطلاع دهید که چرا رد کرده‌اید.

۳. وظایف خود را اولویت بندی کنید

اولویت بندی یک مهارت دشوار است اما با تمرین آسان تر می شود. شما می توانید اولویت بندی را با تهیه لیست کارها انجام دهید. نوشتن یا تایپ کردن همه چیزهایی که برای انجام دادن نیاز دارید می تواند به شما کمک کند از نظر فیزیکی کارهایی را که فوری ترین هستند یا آسان تر از سر راه خارج می شوند اولویت بندی کنید. اگر به کمک نیاز دارید، ممکن است از مدیر یا همکار خود بپرسید که در اولویت بندی نحوه تکمیل کار مهارت دارد. درک تاریخ های سررسید و اینکه چگونه کار بر دیگران و اهداف تجاری تأثیر می گذارد می تواند به شما کمک کند تا کارهای خاصی را جلوتر از دیگران انجام دهید. اگر هنوز نمی توانید موعد مقرر را رعایت کنید، ممکن است بتوانید درخواست تمدید مهلت برای یک کار کنید.

بهبود مهارت های مدیریت زمان می تواند به شما کمک کند کارگر بهتری باشید و توانایی تمرکز کامل در طول روز را داشته باشید. با سازماندهی، تعیین اهداف و اولویت بندی لیست کارهای خود می توانید مدیر زمان بهتری باشید.

مقاله مرتبط: ۱۰ برنامه مدیریت زمان برای سازماندهی پروژه های شما و نگه داشتن شما در مسیر