اثربخشی سازمانی به معنای توانایی به حداکثر رساندن بهره‌وری و ایجاد نتایج بلندمدت است. برای موفقیت یک سازمان یا کسب‌وکار، این ضروری است که قدرت اساسی را در پنج حوزه کلیدی نشان دهد که عبارتند از رهبری، ساختار، افراد و تصمیم گیری، سیستم های کاری و فرهنگ. یک کسب‌وکار با استقرار بر پایه‌ها، اثربخشی سازمانی را توسعه می‌دهد که در بلندمدت ارائه می‌شود. در این مقاله، سازمان موثر را تعریف می‌کنیم، نشان می‌دهیم که چرا مهم است، مدل‌های کلیدی اثربخشی سازمانی را فهرست می‌کنیم و نحوه استفاده از آنها را به تفصیل شرح می‌دهیم.
سازمان موثر چیست؟
سازمان اثربخش مفهومی است که به بررسی میزان موفقیت یک کسب و کار در دستیابی به اهداف کوتاه مدت و بلند مدت می پردازد. این اهداف معمولاً حول طیفی از عوامل مختلف داخلی و خارجی می چرخند. سازمانی که مؤثر است ممکن است بتواند یک محصول خاص را بیشتر بفروشد یا تولید کند یا ارتباطات داخلی بین بخش ها را بهبود بخشد.
عواملی که اثربخشی سازمانی را تشکیل می‌دهند، گسترده هستند و می‌توانند از بهبود کارایی کارکنان تا بهینه‌سازی یک جریان کاری خاص متغیر باشند. به عنوان مثال، اگر یک کسب و کار هدف فروش ۳۰ درصد محصولات بیشتر در یک سال را داشته باشد، ممکن است اثربخشی کسب و کار را با شناسایی فروش در یک دوره معین در گذشته و اینکه چگونه تغییرات در فرآیندها بر اعداد سطح بالا تأثیر می گذارد، ارزیابی کنند. هر تغییری که آنها به عنوان بخشی از یک استراتژی اثربخشی ایجاد می کنند، قابل اندازه گیری هستند و فرصتی را برای گسترش بیشتر استراتژی یا شناسایی فرصت های جدید فراهم می کنند.
مرتبط: راهنمای گردش کار: تعاریف، اجزا، فرآیندها و کاربردها
چرا اثربخشی سازمانی مهم است؟
برای اینکه یک کسب و کار در بلندمدت توسعه یابد، درک اثربخشی سازمانی و نحوه اجرای آن ضروری است. این مفهوم به یک کسب و کار اجازه می دهد تا روی اهداف نقطه عطف متمرکز بماند و در عین حال اثربخشی کوتاه مدت را نیز بهبود بخشد. تکنیک‌های اثربخشی سازمانی برنامه‌های مختلفی را پوشش می‌دهند که همگی برای ایجاد یک استراتژی تجاری بهینه‌تر به هم متصل می‌شوند. مزایای اصلی اثربخشی سازمانی عبارتند از:
- ارتباط بهتر بین مدیریت و کارکنان
- نیروی کار مولدتری که درگیر دستیابی به اهداف بلندمدت است
- ارزش مشتری بالاتر و حفظ مشتری بهتر
- پس انداز مالی بالقوه
- فرصت هایی برای بهبود مناطق زائد یا فرآیندهای بهینه نشده
- شناسایی فرصت ها برای بهبود فناوری و گردش کار
مدل های مختلف سازمان موثر چیست؟
اثربخشی هر سازمان به اهداف گسترده تری بستگی دارد که می خواهد به آن دست یابد. از آنجایی که این مفهوم بسیار گسترده ای است، ضروری است که یک کسب و کار از مدلی استفاده کند که بهترین پشتیبانی از آنها در تلاش هایشان برای بهینه سازی اثربخشی باشد. چندین مدل مختلف موجود است که همه آنها بسته به اهداف تجاری موجود، مزایای خاصی را ارائه می دهند:
۱.مدل سازمان داخلی
این نوع مدل سازمانی بر چگونگی ایجاد اثربخشی سازمانی در یک کسب و کار در داخل تمرکز می کند. ممکن است بر ارتباطات داخلی یا گردش کار تمرکز کند تا اطمینان حاصل شود که همه چیز تا حد امکان روان است و در عین حال مناطق بالقوه منابع هدر رفته را نیز برجسته می کند. راه های مختلف بهبود سازمان داخلی نیز شامل مدیریت کسب و کار می شود، مانند بهبود استاندارد اسناد و نحوه گردش اطلاعات بین بخش ها.
مرتبط: راهنمای مدیریت منابع (به علاوه مهارت ها و وظایف)
۲.مدل سازمانی مبتنی بر منابع
یک مدل سازمانی مبتنی بر منابع، اثربخشی یک کسب و کار را با شناسایی دارایی‌ها و ورودی‌های موجود مشخص می‌کند. این مدل از این ایده پیروی می کند که یک کسب و کار می تواند اثربخشی خود را با جمع آوری منابع مناسب برای ارائه عملکرد بهتر نسبت به رقبای خود بهبود بخشد. در یک بخش شلوغ، یک کسب و کار ممکن است با استفاده از منابع کمیاب یا ارزشمندی که نسبت به مشاغل مشابه مزیت دارد، به این مهم دست یابد. به عنوان مثال، یک شرکت بازاریابی ممکن است از فناوری اختصاصی یا تکنیک های یادگیری عمیق استفاده کند تا خود را از رقبا متمایز کند.
۳.مدل سازمانی مبتنی بر هدف
این نوع مدل سازمانی کاملاً مبتنی بر دستیابی به اهداف بلندمدت تجاری است. یک کسب و کار ممکن است طیف وسیعی از اهداف را تعیین کند که نقاط عطف کوتاه مدت و بلند مدت را پوشش می دهد که مستقیماً منجر به افزایش اثربخشی می شود. این به آنها یک چارچوب محکم برای کار در هر نقطه تماس کسب و کار می دهد. در حالی که این مدل هدف کمتر بر روی ایجاد بینش های عملی متمرکز است، برای اندازه گیری خروجی حاصل از هرگونه تغییر فرآیند ایده آل است.
۴.مدل سازمانی فراوانی
این مدل سازمانی با بررسی افراد و سیستم‌های انسانی که ساختار وسیع‌تر آن را تشکیل می‌دهند، چگونگی اثربخشی یک سازمان را بررسی می‌کند. یک مدل فراوانی ارزش‌های مفید و منفی را برای کارکنان اندازه‌گیری می‌کند تا سطوح بالاتر بهره‌وری را برانگیزد و پتانسیل را باز کند. اگر شرکتی بخواهد فرصت‌های رشد را شناسایی کند، مفید است، زیرا توسعه کارکنان دشواری برخی از وظایف را کاهش می‌دهد.
۵.مدل سازمانی حوزه انتخابیه
این مدل متکی به یک سازمان برای شناسایی اجزای کلیدی خود است که در صورت تمایل سازمان به موفقیت، نیازهای آنها باید برآورده شود. یک حوزه انتخابیه ممکن است شامل کارکنان، مشتریان، تامین کنندگان، سایر صاحبان مشاغل یا حتی دولت باشد، بسته به زمینه ای که کسب و کار در آن فعالیت می کند. با استفاده از این مدل، یک سازمان گروه‌های مناسبی را که با محصولات یا خدمات آن مرتبط هستند شناسایی می‌کند و هر گونه انتظاری را که نیاز به برآورده شدن دارد، تعیین می‌کند.
۶.مدل سازمانی ارزشی
در این نوع مدل، یک سازمان اثربخشی خود را با شناسایی توانایی خود در ارائه ارزش های رقیب می سنجد. این چارچوبی را ایجاد می‌کند که یک کسب‌وکار می‌تواند از آن برای بهینه‌سازی در چهار حوزه کلیدی استفاده کند، این موارد عبارتند از اینکه شرکت چگونه به صورت روزانه عمل می‌کند، چگونه شرکت همکاری می‌کند، چگونه یک کسب‌وکار رفتار مصرف‌کننده را کنترل می‌کند و چگونه کسب و کار در کنار دیگران در همان فضا رقابت می کند. این ارزش ها یک هدف نهایی ملموس و یک روش واضح برای سنجش موفقیت در طول تلاش های آنها را تضمین می کند.
۷.مدل سازمانی سهامداران
یکی دیگر از انواع رایج مدل سازمانی، مدل سهامداران است. اینجاست که یک کسب‌وکار تلاش‌های خود را کاملاً بر روی رفع نیازهای سهامداران کلیدی متمرکز می‌کند. سهامداران شامل اعضای خانواده کارکنان، اعضای جامعه محلی یا سرمایه گذاران در شرکت هستند. در حالی که این شبیه به مدل راهبردی حوزه انتخابیه است، بیشتر بر روی سهامداران متمرکز است تا اجزای خارجی.
نحوه بهبود اثربخشی سازمانی
بهبود اثربخشی سازمانی مستلزم برداشتن چندین گام در برنامه ریزی و تعیین اهداف است. این شامل:
۱. اهداف را تعیین کنید
اولین قدم برای دستیابی به اثربخشی سازمانی، تعیین اهداف درست است. این امر مستلزم آن است که یک کسب و کار حوزه های مختلف سازمانی را که می خواهد بهبود بخشد شناسایی کند. داشتن این اطلاعات در ذهن به شرکت اجازه می دهد تا نقاط عطف فردی را تعیین کند. هنگامی که همه اهداف در جای خود قرار گرفتند، تیم مدیریت ارشد به احتمال زیاد از کارهای لازم برای دستیابی به آنها آگاه خواهد شد. تصمیمات دیگر در طول این فرآیند، همگی از اهدافی که در همان ابتدا تعیین می‌کنید، ناشی می‌شوند.
۲. تصمیمات آگاهانه بگیرید
بخش اصلی توسعه اثربخشی سازمانی، انتخاب درست در زمان مناسب است. بسیار مهم است که تصمیمات شما با اهداف بلندمدت تعیین شده در گام اول هماهنگ باشد. این به یک شرکت کمک می کند تا خطوط ارتباطی موثری بین کارمندان و رهبران ارشد ایجاد کند. نمونه ای از این، سازمانی است که سعی در بهبود فروش و درآمد دارد. این ممکن است شامل یک جلسه طوفان فکری بین کارمندان در جایگاه های محصول باشد که منجر به افزایش سهم بازار و فروش بیشتر می شود.
مطالب مرتبط: مدیریت استراتژیک چیست و چرا اهمیت دارد؟
۳. در برنامه ریزی خود استراتژی ها بسازید
مطمئن شوید که استراتژی‌های کوچک‌تری دارید که استراتژی کسب‌وکار گسترده‌تر را تشکیل می‌دهند. اینها گاهی اوقات به عنوان “تاکتیک” یا تصمیمات تاکتیکی نامیده می شوند. ایجاد تاکتیک ها شامل توسعه مراحل برای رسیدن به یک هدف، از جمله منابع لازم، زمان و مهارت های مورد نیاز است. یک کسب و کار با شناسایی جایی که در حال حاضر است و کجا می خواهد باشد به این مهم دست می یابد. سپس این تاکتیک ها برای دستیابی به یک استراتژی بزرگتر ترکیب می شوند و ممکن است بر حوزه های مختلف کسب و کار تأثیر بگذارند.
۴. نیازهای تجاری را شناسایی کنید
یکی از مهمترین عناصر اثربخشی سازمانی، درک آنچه که کسب و کار برای رسیدن به اهدافش نیاز دارد است. این ممکن است به سادگی درک تعداد کارمندی باشد که یک کسب و کار برای اجرای استراتژی گسترده تر خود نیاز دارد. هنگامی که ایده خوبی از نیازهای کسب و کار خود و آنچه برای دستیابی به اهداف بلندمدت خود نیاز دارید به دست آورید، می توانید شروع به ساخت تیم خود و به دست آوردن منابع لازم کنید. به عنوان مثال، یک آژانس بازاریابی ممکن است تصمیم بگیرد که رشته جدیدی را به مشتریان ارائه دهد که به چندین کارمند جدید، نرم افزار جدید و آموزش مداوم نیاز دارد.
۵. اثربخشی سازمان را اندازه گیری کنید
این مرحله شامل ارزیابی تلاش‌های شما تا کنون است. یک کسب و کار ممکن است از یک کارت امتیازی یا معیارهای خاص برای تشخیص اینکه آیا به اهداف عملکرد خود رسیده است یا خیر استفاده کند. در حالت ایده‌آل، کسب‌وکار به طور منظم پیشرفت خود را بررسی می‌کند تا پیشرفت‌هایی را که به دست آمده و مناطقی که نیاز به بهبود بیشتری دارند، تجزیه و تحلیل کند. ردیابی اثربخشی سازمانی شما در هر نقطه عطف، جریان مداومی از داده ها را فراهم می کند که برای ایجاد استراتژی های رشد جدید ایده آل است.
۶. بر اساس اثربخشی سازمان تغییرات ایجاد کنید
مرحله آخر این است که تغییرات لازم را برای دستیابی به اهداف خود ایجاد کنید. همیشه نمی‌توان برای اولین بار به نقاط عطف بلندمدت رسید، که اهمیت مرور منظم پیشرفت‌ها و شناسایی فرصت‌ها برای بهبود تلاش‌های شما را نشان می‌دهد. این ممکن است شامل اصلاح یک گردش کار یا فرآیند بر اساس بازخورد کارمندان باشد تا اطمینان حاصل شود که به خوبی اجرا می شود. از داده های گذشته و پیش بینی آینده برای ایجاد تغییرات قابل اندازه گیری و عملی برای حفظ اثربخشی سازمان استفاده کنید.
مربوط: منشور سازمانی چیست؟ (با بندهای لازم)
یک پاسخ