مهارت های ارتباط نوشتاری: نکات و مثال ها

داشتن مهارت های ارتباطی نوشتاری قوی در محیط کار ضروری است و راه خوبی برای جلب توجه استخدام کنندگان است. بنابراین، ارزش صرف زمان و تلاش برای کار کردن روی آنها را دارد.

در این مقاله به این موضوع می پردازیم که چرا مهارت های ارتباطی نوشتاری مهم هستند و نکات و مثال هایی را برای کمک به شما در بهبود مهارت های خود به اشتراک می گذاریم.

مهارت های ارتباط نوشتاری چیست؟

مهارت های ارتباطی نوشتاری مهارت هایی هستند که برای انتقال پیام ها به صورت نوشتاری استفاده می کنید. نوشتن یکی از روش‌های اولیه ارتباطات تجاری است زیرا برای ارائه دستورالعمل‌های دقیق، ارائه اطلاعات و ارائه پیشنهادها یا ایده‌ها استفاده می‌شود. این مهارت ها به شما امکان می دهد پیام های طولانی یا پیچیده ای بنویسید که همه گیرندگان بتوانند آن را بخوانند و بفهمند.

برای ارتباطات داخلی و خارجی به مهارت های ارتباطی نوشتاری نیاز دارید. هنگام خطاب به کارمندان داخلی کسب و کار، ممکن است از تابلوهای اعلانات، ایمیل ها، گزارش ها، پیام های فوری، بولتن ها، کتابچه های راهنمای کارمندان و یادداشت ها استفاده کنید. شما ممکن است از تلگرام، قراردادها، بروشورها، تبلیغات، کارت پستال ها، ایمیل ها، فکس ها، پیشنهادات، نامه ها، وب سایت ها و انتشارات خبری در هنگام تماس با طرف های خارجی استفاده کنید.

مرتبط: ۴ نوع ارتباط (با مثال)

چرا مهارت های ارتباط نوشتاری مهم است؟

یک عنصر ضروری ارتباط ، نوع نوشتاری است. ارتباط کلامی، مگر اینکه ضبط شود، ماندگار نیست. ارتباط نوشتاری درهرصورت ماندگار است و در آینده می توان به آن اشاره کرد.

مهارت‌های ارتباطی نوشتاری به شما این امکان را می‌دهد که دیدگاه یا ایده‌های خود را به روشی که به راحتی قابل درک باشد در قالب کلمات بیان کنید. این مهارت‌ها همچنین تضمین می‌کنند که تأثیر ماندگاری که یک قطعه از ارتباط نوشتاری شما ممکن است بر مخاطبانش بگذارد، تأثیر مطلوبی است.

اگر چه شغل شما ممکن است نیازی به نوشتن زیاد نداشته باشد، نحوه برخورد شما در زمان نیاز به برقراری ارتباط از طریق نوشتن مهم است. مجهز بودن به مهارت های ارتباطی نوشتاری می تواند به شغل شما و بسیاری از زمینه های دیگر زندگی شما نیز کمک کند.

عناصر ضروری ارتباط نوشتاری موثر

اینکه چه چیزی ارتباط نوشتاری خوب را شکل می دهد به چند چیز بستگی دارد. اینها ممکن است شامل اینکه مخاطب شما چه کسی است، موضوع بحث و دلیل شما برای برقراری ارتباط و موارد دیگر باشد. با این حال، چهار عنصر اساسی اساس همه ارتباطات نوشتاری خوب را تشکیل می دهند:

۱.ارتباط

یکی از اجزای سازنده ارتباط نوشتاری مؤثر این است که بتوانید بین خود و خواننده خود ارتباط برقرار کنید. برای ارتباط موثر با مخاطبان، نوشته شما باید آنها را درگیر کند. چند روش برای دستیابی به این امر وجود دارد. اینها ممکن است شامل دادن احساس مالکیت به مخاطب، ایجاد لحن آشنایی و صمیمیت و ایجاد حس فوریت باشد.

۲.وضوح و اختصار

در حالی که نوشتن خلاقانه و بیش از حد رسا جایگاه خود را دارد، معمولاً این محیط کسب و کار نیست. مهارت های ارتباطی نوشتاری شامل توانایی انتقال اطلاعات خاص به طور واضح و مختصر است. این کار از طریق انتخاب دقیق کلمات و ساختار جمله انجام می شود. بدون هدف حرکت نکنید. هدف خود را بدون گنجاندن مقادیر بیش از حد اطلاعات قابل فهم کنید.

۳.علت

وقت طلاست. به خصوص در محل کار. بسیاری از مردم وقت نخواهند داشت که نوشته شما را در جستجوی هدف آن بررسی کنند. برای بیان علت، باید خودتان آن را به خوبی درک کنید. شما باید در ابتدای نوشتار علت ارتباط نوشتاری خود را ذکر کنید. اگر به مخاطبان خود نیاز دارید که اقدام خاصی انجام دهند، این نیز باید به وضوح تعریف شود.

۴.صحت

برای مؤثر بودن ارتباط نوشتاری، صحت به درستی آن به تمام معنا کمک می کند. این شامل استفاده صحیح از لحن، زبان، دستور زبان و قالب بندی است. چون چیزهای خیلی بیشتری از املا و نشانه گذاری برای درست کردن آن به تنهایی وجود دارد.

نمونه هایی از مهارت های ارتباط نوشتاری

برخی از مهارت های ارتباطی نوشتاری برتر که می تواند به شما در محل کار کمک کند عبارتند از:

وضوح نوشتاری

وضوح نوشتاری؛ توانایی ایجاد محتوای نوشتاری است که خواندن آن آسان باشد و بیش از حد پیچیده نباشد. در نوشتن، باید بدانید که چگونه پیام های خود را شفاف کنید تا به خواننده خود اجازه دهید آنها را به بهترین شکل درک کند. وضوح نوشتاری را می توان با استفاده از زبان ساده در نوشتار خود و درج تنها جزئیات خاص و ضروری به دست آورد.

مختصر بودن

مختصر بودن توانایی برقراری ارتباط مستقیم یک ایده یا موضوع کامل در کمترین کلمه ممکن بدون از دست دادن جزئیات ضروری است. در حین نوشتن، هر چه زودتر به نقطه نظر خود برسید تا توجه خواننده خود را حفظ کنید.

لحن

لحن نوشته شما به صدایی که برای صحبت با خواننده خود استفاده می کنید اشاره دارد. شما باید لحن حرفه ای برای نوشتن کسب و کار خود داشته باشید که با سطوح مختلف صمیمیت و رسمی، بسته به اینکه برای چه کسی نامه می نویسید، ترکیب شده باشد. برای مثال، ممکن است هنگام ارسال ایمیل به یک همکار نزدیک، از لحن دوستانه‌تری استفاده کنید و هنگام نوشتن با مدیر خود، از لحن رسمی‌تری استفاده کنید.

صدای فعال

خوانندگان به راحتی می توانند صدای فعال را به جای صدای غیرفعال دنبال و درک کنند. صدای فعال همچنین به بهبود جریان جمله کمک می کند و باعث می شود خواننده شما با پیشرفت در نوشتن شما سرعت بیشتری داشته باشد. مردم اغلب از صدای منفعل در مقالات فناوری یا تحقیقاتی استفاده می کنند، اما صدای فعال در محتوای تجاری، بازاریابی و آموزشی ترجیح داده می شود.

گرامر و نشانه گذاری

بسته به سطح رسمی در نوشتار خود، به طور کلی باید از دستور زبان و علائم نگارشی مناسب استفاده کنید. استفاده از گرامر و علائم نگارشی خوب به شما این امکان را می دهد که حتی در نوشتار غیررسمی، منظور خود را متوجه شوید. این شامل استفاده صحیح از زمان ها، کاما، حروف اضافه، مقالات و سایر عناصر دستور زبان است.

مطالب مرتبط: تمرینات نوشتاری در طول مصاحبه (انواع و نمونه)

نکاتی برای بهبود مهارت های ارتباط نوشتاری

نوشتن موثر شامل ارائه اطلاعات به گونه ای است که مخاطب مورد نظر شما بتواند به راحتی آن را درک کند و به آن عمل کند. در زیر چند نکته و مثال وجود دارد که به شما کمک می کند تا نحوه برقراری ارتباط از طریق نوشتن را بهبود بخشید:

۱)هدف خود را به وضوح مشخص کنید

برای تعریف واضح هدف خود از طریق ارتباطات نوشتاری، باید درک عمیقی از آن داشته باشید. بنابراین، قبل از اینکه یک هدف نهایی در ذهن داشته باشید، نوشتن را شروع نکنید. این به شما در حفظ وضوح و تمرکز هنگام نوشتن کمک می کند. خواه هدف اطلاع رسانی به خواننده باشد یا عمل به آن، آن را تا حد امکان نزدیک به ابتدای پیام معرفی کنید. با اطلاعات کلیدی شروع کنید و با جزئیات مورد نیاز برای درک یا عمل بر روی آن پیش بروید. ساختار ارتباطات نوشتاری شما به این روش، حتی اگر خواننده آن را به طور سطحی بخواند، هدف شما را متوجه می شود.

مثال:

“آلیس عزیز،

امیدوارم حال شما خوب باشد.

اخیراً یک آگهی شغلی برای موقعیت هماهنگ کننده بازاریابی در ABC Corp  مشاهده کردم. همانطور که می‌دانم شما چند سالی است که در آنجا کار می‌کنید، امیدوارم بخواهید که من را برای این نقش معرفی کنید.

از اینکه دیدم این موقعیت شامل همکاری نزدیک با شما و تیمتان در توسعه کمپین است، هیجان زده بودم. من از آخرین باری که در XYZ Corp با هم کار کردیم، تجربه قابل توجهی در Google Analytics و بهترین شیوه های SEO به دست آورده ام. من دوست دارم از این مهارت ها در ABC Corp به خوبی استفاده کنم.

یک کپی از رزومه من ضمیمه شده است. لطفاً اگر به اطلاعات بیشتری نیاز دارید یا اگر می خواهید نمونه هایی از پروژه هایی را که من روی آنها کار کرده ام ببینید، به من اطلاع دهید.

ارادتمند شما،

کارول دیز”

۲)از زبان ساده استفاده کنید

شما می توانید با استفاده از “زبان ساده” در ارتباطات نوشتاری خود در زمان و مکان بسیار صرفه جویی کنید. این نه تنها به انتقال پیام شما کمک می کند، بلکه به شما کمک می کند تا از فضای محدود استفاده بهینه کنید. نوشتن به “زبان ساده” روشی قدرتمند برای جلب توجه در دنیای کسب و کار است. خواندن نوشته های بوروکراتیک یا خلاقانه همیشه ساده نیست. این می تواند خطر سوء تعبیر پیام شما را افزایش دهد.

۳)آن را مفید ،دقیق و مختصر نگه دارید

خوانایی یکی از عناصر کلیدی ارتباط نوشتاری خوب است. با استفاده از ترکیب کلمات کوتاه، جملات و پاراگراف ها می توانید خوانایی نوشته خود را افزایش دهید. کلمات پیچیده، جملات طولانی و پاراگراف های بی پایان خواننده را کند می کند. مهم است که از موضوع منحرف نشوید. آن را با پرهیز از کلمات قلمبه سلمبه، کلیشه‌ای، تکرار و هر نوع کلمات زننده دیگر مرتبط نگه دارید. هرچه ارتباطات نوشتاری طولانی‌تر باشد، افراد بیشتر به مطالعه کوتاه‌مدت تمایل پیدا می‌کنند. بنابراین، فقط اطلاعات ضروری را درج کنید.

در زیر چند نمونه خوب از سوالات سریع وجود دارد که باید در پایان هر جمله ای که می نویسید از خود بپرسید:

• آیا پیام واضح است؟
• آیا خواننده برای درک پیام به این جزئیات نیاز دارد؟
• آیا این به ساده ترین و مستقیم ترین شکل نوشته شده است؟

۴)از صدای فعال استفاده کنید

دو صدای دستوری وجود دارد: مفعول و فعال. یک قدم کلیدی برای تقویت مهارت های نوشتاری، آشنایی با استفاده از صدای فعال است. جملاتی که با استفاده از صدای فعال نوشته می شوند به راحتی قابل درک هستند. هنگام استفاده از صدای فعال، فاعل جمله عمل فعل را انجام می دهد.

مثال:

به جای اینکه «پول توسط متصدی بانک شمارش شد»، «متصدی بانک پول را شمارش کرد» .

۵)گرامر را درست دریافت کنید

اگر گرامر نقطه قوت شما نیست، ابزارهای نوشتاری زیادی وجود دارند که می توانند به شما کمک کنند. همچنین مفید است که از کسی بخواهید نوشته شما را تصحیح کند. یک جفت چشم تازه می تواند در برداشتن چیزهایی که ممکن است از دست داده اید خوب باشد.

در زیر برخی از اصول اساسی گرامری وجود دارد که باید به آنها توجه داشته باشید:

• جملات را با نقطه تمام کنید.
• کاما برای مکث در جملات است و نباید جایگزین نقطه پایان شود.

۶)از سبک سازی بیش از حد خودداری کنید

هنگام ارائه ارتباطات نوشتاری که رسمی هستند، از سبک سازی بیش از حد نوشته خود اجتناب کنید. فونت های حواس پرت و رنگ های وحشی می توانند حواس خواننده شما را از پیام منحرف کنند. به طور مشابه، استفاده بیش از حد از حروف درشت، بزرگ و مورب نیز می تواند تأثیر مشابهی داشته باشد. اگر در حال نوشتن ارتباطات غیر شخصی هستید، آنها همچنین باید عاری از شکلک یا هر نوع “هنر” دیگری باشند.

مطالب مرتبط: مهارت های نوشتاری در محل کار و چگونگی بهبود مهارت های خود

راه هایی برای نشان دادن مهارت های ارتباط نوشتاری

داشتن مهارت های ارتباطی نوشتاری در هر مرحله از حرفه شما مفید است، از کسب موقعیت تا عملکرد بهینه در آن. در زیر مواردی وجود دارد که می توانید توانایی های نوشتن خود را به نمایش بگذارید:

در رزومه شما

از بین تمامی ارتباطات نوشتاری، رزومه شما باید به راحتی خوانده شود و روی اطلاعات مهم متمرکز باشد. نقاط گلوله، فهرست‌ها و سرفصل‌های واضح به بیان نقاط قوت، تجربه و دستاوردهای شما کمک می‌کنند.

در معرفی نامه شما

معرفی نامه فرصت مناسبی را برای شما فراهم می کند تا مهارت های ارتباط نوشتاری خود را به نمایش بگذارید. شما می توانید این کار را با ترکیب کردن جزئیات کلیدی در جملاتی با ساختار خوب با روایتی جذاب انجام دهید. معرفی نامه ها معمولاً جزئی تر از رزومه هستند. با این حال، آنها هنوز هم باید کمتر از یک صفحه باشند و بتوانند داستان شما را با یک هدف تعریف شده بیان کنند.

در ارتباطات کاری روزانه شما

ارسال ایمیل تقریباً روزانه در بسیاری از مشاغل غیرعادی نیست. هنگام برقراری ارتباط با همکاران خود در زمینه بازنویسی، مهم است که حرفه ای، معتبر و دوستانه برخورد کنید. ایمیل شما همچنین باید شامل اطلاعات خاص و دستورالعمل های واضح برای هر مرحله بعدی مورد نیاز باشد.

در پرزنت ها و گزارش ها

پرزنت ها و گزارش‌ها جایی هستند که شما و تیمتان می‌توانید بقیه شرکت‌ها را در مورد آنچه که روی آن کار می‌کردید، آنچه به دست آورده‌اید و اهداف و پیش‌بینی‌هایتان برای آینده آگاه کنید. یک پرزنت یا گزارش عالی، پرزنتی است که همه در سازمان می‌توانند آن را درک کنند، حتی کسانی که در بخش دیگری هستند.